Bürgermeister Holger Buchelt präsentierte die beiden für das Ratsinformationssystem vorgesehenen iPads. Foto: Ziegelbauer Foto: Schwarzwälder-Bote

Sitzung: Ratsinformationssystem einstimmig beschlossen

Höfen. Mit seinem Beschluss, ein Ratsinformationssystem (RIS) einzuführen, hat der Höfener Gemeinderat einen Schritt nach vorne getan. Beschlossen wurde die Annahme des Angebotes der Firma Sternberg (Bielefeld) mit einmaligen Kosten von etwa 8800 Euro und mit einem laufenden Aufwand von rund 1100 Euro jährlich sowie die Beschaffung von Tablets für die Gemeinderäte mit Kosten von rund 12 000 Euro.

Das RIS erfasst alle mit der Arbeit des Gemeinderats zusammenhängenden Aufgaben bis hinein in Arbeitsabläufe der Gemeindeverwaltung und dient so als generelle Informationsbasis. Damit ist das RIS laut Sitzungsvorlage eine Plattform für das Suchen, Finden und Bereitstellen sowie für das Erstellen und/oder Einlesen von Dokumenten.

Es bietet den Nutzern mit entsprechender Berechtigung einen umfassenden Zugriff auf alle Vorlagen, Mitteilungen, Niederschriften und Beschlüsse sowohl für öffentliche als auch für nicht öffentliche Sitzungen ab dem Zeitpunkt der Inbetriebnahme – nicht aber für frühere Zeiten. Die Zugänge zum Informationssystem sind unter Berücksichtigung des Datenschutzes und der Verschwiegenheit entsprechend abgesichert. Bürger und Medien haben über das Internet nur Zugang zu den öffentlichen Inhalten des RIS.

Direkter Zugriff

In der jüngsten Sitzung lagen dem Gemeinderat zwei Angebote vor, und zwar eines von der Firma Held/RegiSafe (Waiblingen) mit einmaligen Kosten von rund 10 700 Euro und laufenden Ausgaben mit circa 2350 Euro jährlich und ein weiteres von der Firma Sternberg.

Seitens der Höfener Verwaltung rechnet man mit dem neuen System mit einer jährlichen Einsparung von bis zu 800 Euro an Material wie etwa für Papier und bis zu 1000 Euro an Arbeitsaufwand. Ganz abgesehen von einer erheblichen Unterstützung von Arbeitsprozessen durch den direkten Zugriff auf die kompletten Unterlagen einer Sitzung. Die durch ein RIS ermöglichte EDV-gestützte Abbildung der Abläufe von der Erstellung einer Vorlage bis zum Beschluss im Gemeinderat mache die Verwaltungsarbeit schneller und transparenter, war in der Sitzungsvorlage zu lesen.

Was an Informationsmaterial der Bevölkerung zur Verfügung gestellt werde, habe der Gemeinderat zu entscheiden, erklärte Gemeindekämmerer Ralf Busse bei der Erläuterung des neuen Systems. Im Prinzip seien die beiden Angebote als gleichwertig zu betrachten.

Allerdings sei das der Firma Sternberg das kostengünstigere, was zum Vorschlag für den Auftrag an diese geführt habe, der dann auch einstimmig beschlossen wurde. Zur Auswahl der iPads standen Geräte mit Displays mit zehn und mit 13 Zoll, wobei sich der Gemeinderat bei drei Stimmenthaltungen für die größeren Geräte mit Gesamtkosten von etwa 12 000 Euro aussprach. Mit der Einführung des neuen RIS ist bis zum Sommer 2017 zu rechnen.