Calws Oberbürgermeister Florian Kling steckt seit Beginn seiner Amtszeit viel Energie in die Digitalisierung. Ein Überblick über bereits Erreichtes und die Zukunftspläne.
Calw - Verwaltung und Digitalisierung sind vielerorts Begriffe, die so gar nicht zusammenpassen wollen. In Calw indes treibt Oberbürgermeister Florian Kling das Thema entschlossen voran. Verwaltungen müssen auf diesem Gebiet viel nachholen, sagte er in der jüngsten Gemeinderatssitzung, in der er die Räte auf den aktuellen Stand in Sachen Digitalisierung brachte.
Die Strategie habe man vor drei Jahren auf den Weg gebracht, also sogar noch vor Corona, so Kling. Ihm sei dabei vor allem eines wichtig: Es soll keine "Pseudo-Digitalisierung" werden. Denn das löse die Grundproblematik nicht. Als Beispiel nannte Kling programmierbare Mülleimer, die sich melden, wenn sie voll sind. "Das ist nur Show", befand Kling.
Die Stadtverwaltung indes wolle sich auf die "Grundlagen" konzentrieren. Als da wären E-Akten, Cloudlösungen, digitale Dienstleistungen für Bürger – und als Fundament des Ganzen der Glasfaserausbau. Kling möchte eine "minimale Strategie" fahren – mit möglichst schnellen Gewinnen für alle Beteiligten.
Was können Bürger digital erledigen?
"Je digitaler, desto bürgerfreundlicher", lautet die Devise von OB Florian Kling. Klar, es ist bequemer, Formular XY vom Sofa aus zu beantragen, als dafür extra ins Rathaus zu müssen. 80 Leistungen von insgesamt 200, die die Stadt Calw anbietet, können Bürger bereits online erledigen. Eine Übersicht, welche das sind, findet man unter diesem Link.
"Da sieht man auch, ob dafür ein Personalausweis notwendig ist oder nicht", erklärt Carina Reck, persönliche Referentin des OB. Die Stadt Calw habe darauf Wert gelegt, dass dies so wenig wie möglich der Fall ist. Immerhin ist die digitale Nutzung des Personalausweises eine Barriere, die viele Bürger scheuen. Viele haben die Funktion noch nicht einmal aktiviert. "Inzwischen braucht es dazu aber kein Lesegerät mehr, sondern es reicht ein Handy mit der Personalausweis-App", erläutert Kober. Die meisten Leistungen werden in Baden-Württemberg über das Service-BW-Portal angeboten und wurden dort auch von der Stadt Calw eingerichtet, fügt sie an.
Was gibt es bisher für Online-Leistungen? Ganz neu haben Eltern in Calw beispielsweise die Möglichkeit, ihre Kinder online für den Kindergarten anzumelden. Zudem ist der städtische Haushalt online einzusehen, sogar so aufbereitet, dass ihn auch ein Laie verstehen kann. Die städtischen Sporthallen sind inzwischen online präsent, sodass Bürger diese mit wenigen Klicks reservieren können. Geplant ist laut Kling zudem unter anderem ein geografisches Infosystem, das – ähnlich wie das des Landkreises, die Möglichkeit bietet, Flurstücke zu suchen und Informationen zu bestimmten Arealen im Stadtgebiet einzuholen.
Diese Zahl der digital angebotenen Leistungen soll in Zukunft weiter steigen. Jedoch sind Kommunen dabei auf Bund und Länder angewiesen, die entsprechende Fachverfahren liefern müssen. Und das dauert unter Umständen.
Die Rathaus-Homepage ist noch nicht so weit, wie Kling es gerne hätte, räumte er ein. Seit dem Sommer 2021 gibt es zwei – eine, die vornehmlich Touristen als Zielgruppe hat und über das Freizeitangebot in Calw informiert, und eine weitere für den Bürgerservice und das Ratssystem. Letztere werde "als zentrale Anlaufstelle für digitale Verwaltungsdienste ausgebaut und einfacher pflegbar", heißt es in der Sitzungsvorlage. "Außerdem soll über die Homepage für die Servicestellen, wie zum Beispiel Einwohnermeldeamt, Ausländerbehörde, Rentenstelle, Bürgerbüro Bauen et cetera eine Online-Terminvereinbarung möglich sein, um die Mitarbeiter zu entlasten und Kunden einen schnellen Service zu bieten."
Weg mit Telefonen und Hardware
"Weg vom Blech", nannte OB Kling einen seiner Grundsätze beim Thema Digitalisierung. Was bedeutet, dass man auf Hardware verzichtet wo es geht. Statt wie bisher auf eigene Server zu setzen, die in speziell eingerichteten Räumen aufbewahrt werden müssen, möchte die Verwaltung künftig Cloud-Lösungen nutzen. Die Server werden in diesem Fall ausgelagert. Damit spare man sich die Wartung und etliche Brandschutzmaßnahmen, die in Serverräumen von besonderer Wichtigkeit sind, erläuterte Kling.
Das sind aber nicht die einzigen Geräte, die im Zuge der zunehmenden Digitalisierung (zumindest vor Ort) abgeschafft werden. Denn auch die Telefone im Rathaus wird es nicht mehr geben. Doch bevor jetzt Panik ausbricht: Für die Bürger wird sich damit nichts ändern. Und für die Mitarbeiter nicht allzu viel. Trennen wird sich die Stadt lediglich von den alten Apparaten, sagt Carina Kober, persönliche Referentin des OBs. Zunächst nur im Rathaus, nach und nach auch in den anderen Gebäuden der Verwaltung.
Die Mitarbeiter sind dann auf lange Sicht noch immer unter der gewohnten Nummer erreichbar, haben aber statt eines Telefonhörers ein Handy am Ohr oder ein Headset auf dem Kopf und sind mit dem Laptop verbunden. Die Erreichbarkeit solle damit sogar verbessert werden, so Kober – "wenn Mitarbeiter auch im Homeoffice regulär über die Rathaustelefonie telefonieren können."
Lustige Geschichte am Rande: Ruft man bei OB Kling an und kommt nicht durch, ertönt eine Bandansage. Die stammt jedoch nicht von Kling selbst und auch nicht von seinem Vorgänger Ralf Eggert. Vielmehr erklingt die Stimme von Manfred Dunst, der bis 2011 OB von Calw war. "Wir wissen nicht, wie er rausgeht", räumte Kling ein. Wird der Dunst also auf ewig durch das Rathaus wabern?
Die E-Akte
In Sachen E-Akte ist die Stadt Calw schon weit fortgeschritten. Als "quasi umgesetzt", bezeichnete es der OB in der Sitzung.
Der Weg von tonnenweise Papierordnern hin zu digitalen Akten sei ein "komplexes Vorgehen", sagte Kling. Alle erforderlichen Verfahrensschritte, die ein Papierdokument innerhalb der Verwaltung durchläuft, müssen auch bei einer E-Akte eingehalten werden. Hier eine (digitale) Unterschrift, da ein Vermerk. Dafür gilt es sich an Bund und Land zu orientieren.
Die E-Akte biete dennoch entscheidende Vorteile: Endlich komme man vom Papier weg, zeigte sich Kling erleichtert. Was die tonnenschwere Last für Auswirkungen haben kann, das können Calwer wohl am besten beurteilen. Zumindest standen die Akten, die im Dachgeschoss des Rathauses gelagert wurden, schnell im Verdacht, die Einsturzgefahr des Bauwerks ausgelöst zu haben, die 2007 zu dessen sofortiger Räumung geführt hatte.
Digitalisiert werden übrigens nicht nur neue Akten, sondern auch die alten. 7,5 Millionen Blatt Papier, um genau zu sein. Um jedes einzelne davon einzuscannen und entsprechend zu verarbeiten muss die Stadt rund 800 000 Euro investieren. Jährlich sollen im Haushalt dafür 200 000 Euro eingestellt werden.
Auf die Rückfrage eines Rates, ob man überhaupt noch alle Akten bräuchte, die man jetzt digitalisiert, meinte Kling, dass es wohl teurer wäre, jedes einzelne Blatt zu prüfen, als alle einzuscannen.
Wie steht es um die Sicherheit?
Es ist nicht die Frage, ob ein Hackerangriff geschieht, sondern wann. Das stellte Dieter Kömpf (Freie Wähler) bei der Vorstellung fest. Und je digitaler sie ist, desto gefährlicher kann das für die Stadt in einem solchen Fall sein.
Der Leiter der städtischen IT-Abteilung, Matthias Roth, beruhigte, dass allein schon deshalb eine große Grundsicherheit herrsche, da man sich im kommunalen Sicherheitsnetz bewege. Zudem seien die Daten durch die dezentralen Clouds sicherer, als wenn sie alle auf Servern gespeichert sind, die auch räumlich nah beieinander sind.
Die Stadt nutze darüber hinaus eine Firewall, also ein Schutzprogramm, dass jedes Gerät, das für die Zwecke der Verwaltung genutzt wird, stetig abscannt. Fällt eines auf, weil dort beispielsweise untypische oder gar gefährliche Aktivitäten geschehen, wird das betreffende Gerät automatisch abgeschaltet, erläuterte Roth.
Das größte Risiko seien hier tatsächlich Praktikanten, fügte Kling an – wenngleich die im realen Leben meist doch eher harmlos daherkommen. Theoretisch jedoch sammeln sie während ihres Aufenthalts in verschiedenen Abteilungen der Verwaltung alle möglichen Zugangsdaten – nur, um dann wieder von der Bildfläche zu verschwinden.
Im Falle eines Blackouts "holt man halt wieder Stift und Papier raus", antwortete Kling auf die Nachfrage von Thomas Peter (CDU) zu diesem Thema. Für den Fall eines längeren Stromausfalls gebe es Notfallpläne, die man im Austausch mit Experten erarbeitet habe.
Wie werden die Mitarbeiter geschult?
OB Florian Kling möchte die Calwer Stadtverwaltung so aufstellen, dass sie für den Fachkräftemangel gewappnet ist und gleichzeitig den Anforderungen der Bürger gerecht werden kann. Daher ist ihm natürlich daran gelegen, keinen Mitarbeiter durch eine überstürzte Digitalisierungspolitik zu vergraulen. "Ich weiß, wie wichtig es ist, die Mitarbeiter mitzunehmen." "Quick wins" scheint hier das Stichwort, womit schnelle Digitalisierungserfolge gemeint sind. Damit sollen sowohl Mitarbeiter, als auch Bürger und Stadträte mit ins Boot geholt werden.
Als Beispiel zeigt Kling die Ratssitzungen auf, die seit Pandemiebeginn bis heute gefilmt und ins Netz gestellt werden, was sogar stets einige Bürger an die Bildschirme lockt. Oder den Mängel-Melder "Wo klemmt’s", über den Bürger Missstände online oder per Whatsapp melden können.
Damit die Mitarbeiter der Verwaltung mit den neuen Funktionen und Abläufen zurechtkommen, werden Multiplikatoren eingelernt, die wiederum den anderen helfen, sagte Jan Hambach, Leiter der Stabstelle Strategie und Projekte. Zudem gebe es immer die Möglichkeit für Einzelgespräche.
Kling betonte, dass es "keine Altersfrage" sei, welche Mitarbeiter der Digitalisierung offen gegenüberstehen und welche nicht. Natürlich "knackt es auch mal im Gebälk", gibt er unumwunden zu. Schließlich müsse die Digitalisierung zusätzlich zur normalen Arbeit erledigt werden. Mittel- bis langfristig dürfen sie sich aber auch über viele damit einhergehende Erleichterungen freuen.