Gute Umgangsformen sind für ein Unternehmen unerlässlich.
Gute Umgangsformen sind für ein Unternehmen unerlässlich und erleichtern Jobeinsteigern die Orientierung im Berufsleben. Wer gute Umgangsformen hat, fühlt sich in ungewohnten Situationen sicherer – und welcher Kollege freut sich nicht, wenn er morgens auf dem Flur freundlich begrüßt wird?
Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen, Duzen & Siezen, ein gewinnendes Erscheinungsbild – der Dresscode im Büro, Freundlichkeit, Höflichkeit und Vertrauenswürdigkeit im Kundenkontakt spielen eine Rolle als Imagefaktoren eines Unternehmens. Je sympathischer ein Mensch ist, desto lieber kaufen die Kunden bei ihm – und, man verzeiht eher kleine Fehler. Jeder Mitarbeiter ist also Visitenkarte des Unternehmens. Die wichtigsten Regeln für die Arbeitswelt:
Regel 1: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance, sagt der Volksmund. Wissenschaftliche Untersuchungen bestätigen das Sprichwort: Die ersten Sekunden entscheiden über Gefallen und Missfallen. Das gute Benehmen fängt daher schon bei der Begrüßung an. Grund genug, aufzustehen, wenn jemand ins Büro kommt.
Regel 2: Wer hinzukommt, grüßt verbal. Ob es zum Handdruck kommt entscheidet allein der Ranghöhere, also der Kunde oder intern der Vorgesetzte. Hände werden nicht geschüttelt und nur mit Blickkontakt gereicht. Die zweite Hand gehört nicht in die Hosentasche.
Regel 3: Treffen mehrere Personen aufeinander, gibt es genauso klare Regeln. Bekannt grüßt Bekannt und stellt Unbekannt vor. Möglichst mit vollem Namen und einem erklärenden Satz. Dabei gilt, dass der Ranghöhere die Information zuerst erhält.
Regel 4: Im Berufsleben zählt nur noch der Rang, nicht das Geschlecht. »Ladies first« gilt also nur, wenn man eine Kollegin und einen Kollegen mit gleichem Rang begrüßt und beide bereits kennt.
Regel 5: Am Telefon sollte man langsam, in kurzen Sätzen und deutlich sprechen. »Guten Tag, mein Name ist Klaus Müller und ich rufe wegen des Termins mit Peter Meier morgen früh an.« Grußformel, vollständiger Name und Anlass sind das absolute Minimum – vorgetragen mit einer freundlichen und nicht gestressten Stimme versteht sich. Bieten Sie stets Lösungen an, statt Probleme zu schaffen. »Der ist nicht da« ist keine Antwort. »Kann er in einer Stunde zurückrufen?« dagegen ist ein Lösungsvorschlag.
Regel 6: In einer Besprechung: Am Anfang steht eine sympathische Selbstvorstellung mit einem Lächeln. Die Anwesenden werden mit Namen und sofern vorhanden, mit ihrem höchsten Titel angesprochen. Also»Guten Tag, Herr Dr. Huber«. Außerdem gilt: Hinsetzen ohne Aufforderung ist ein Tabu. Taschen gehören nicht auf den Tisch, sondern auf den Boden. Bedienen Sie sich nicht an den Getränken, die bietet der Gastgeber an. Und: der letzte Keks bleibt auf dem Teller.
Regel 7: Der E-Mail-Knigge besagt, dass man nie auf Anrede und Verabschiedung verzichten darf. Wirkt eine E-Mail flüchtig, unkonzentriert und fehlerhaft, kann dies ein schlechtes Image beim Empfänger hinterlassen – und wer will das schon?
Von Anke Quittschau und Christina Tabernig
