Kommunales: Statt Ratsinformationssystem bleibt es vorerst bei Papierflut durch Sitzungsunterlagen
Von Jeanette Tröger
Kopieren, Sortieren, Eintüten und ein enormer Papierverbrauch – schon vor geraumer Zeit hatte die Bürgerunion im Gechinger Gemeinderat den Antrag gestellt, die Einführung des digitalen Sitzungsdienstes zu prüfen, um dies zu ändern. Mit drei Beschlüssen wurde dieses Projekt nun zumindest angeschoben.
Gechingen. In seiner jüngsten Sitzung ließ sich das Gremium sehr detailliert von Gudrun Swiderski, Mitarbeiterin der Verwaltung, und von Patrick Liepelt, Firma "comundus regisafe GmbH" aus Waiblingen, darüber informieren. Swiderski berichtete, dass ihre Nachfragen in zahlreichen Gemeinden, die diese digitalen Ratsinformationssysteme bereits im Einsatz haben, durchweg positiv sind.
Bisher werden in Gechingen Einladungen zu Gemeinderats- und Ausschusssitzungen in Papierform per Post verschickt. Das bedeutet einen enormen Papierverbrauch auf der einen Seite, auf der anderen einen großen Zeitaufwand fürs Kopieren, Sortieren und Eintüten. Die Information der Bürger über Sitzungen und Entscheidungen erfolgt unter anderem über die Homepage der Gemeinde, dort müssen die Inhalte bisher händisch eingepflegt werden.
Verwaltungsarbeit wird transparenter
Die Gechinger Verwaltung setzt seit vielen Jahren "regisafe" bereits als Dokumentenmanagement ein. "Deshalb hat es nur Vorteile, den Sitzungsdienst mit den ›regisafe‹-eigenen Zusatzmodulen zu erweitern", heißt es in der Beratungsvorlage. Die Informationsplattform erleichtere die Kommunikation zwischen Verwaltung und Gremien wie auch den Räten untereinander. Die übersichtliche Archivfunktion mache die Suche nach Dokumenten und Informationen auch für die Bürger einfacher und die Verwaltungsarbeit transparenter.
Die einmaligen Kosten für die Software "KommunalPlus Sitzungsdienst und Ratsinformationsdienst" samt Installation und Einweisung sind in der Vorlage mit 10 396 Euro brutto angegeben. Die Verwaltung schlägt dazu die Anschaffung von 19 Apple-Tablets vor, um die Einweisung ins System sowie die Wartung der Tablets zu vereinheitlichen.
Liepelt spielte am Laptop für das Ratsgremium sehr ausführlich die Funktionen des Systems durch und erläuterte auch die Passwort-geschützten Bereiche für nichtöffentliche Sitzungen und Belange. Dem schloss sich eine ausufernde Diskussion an.
Frank Schöninger fand gut, dass das Thema endlich angegangen wird. Jedoch wollte er das Argument Datenschutz als weiteren Grund für einheitliche Tablets nicht gelten lassen, weil ja Liepelt betont hatte, dass das System auf allen Endgeräten, also Tablet, Laptop, PC und auch Handy laufe und wohl jeder Rat eines oder mehrere davon sein Eigen nenne. Dem widersprach Simon Klass: "Auch jeder Arbeitgeber stellt seinen Mitarbeitern einheitliche Geräte zur Verfügung." Klass, der den digitalen Sitzungsdienst bereits aus seiner Arbeit als Kreisrat kennt, betonte weiter: "Das macht die Gemeinderatsarbeit deutlich einfacher und spart eine Menge Papier. Ich denke da nur mal an den Haushalt, der immer umfangreicher wird." Das Hauptziel sehe er deshalb in der Entlastung der Verwaltung, die müsse andere Aufgaben erledigen als Unterlagen kopieren und austragen. "Ich sehe da auch mögliche Weiterentwicklungen in Richtung Monitoring", fügte er noch an.
Klaus Böttinger hat Gemeinderatskollegen anderer Kommunen befragt: "Ich habe durchweg positive Feedbacks zur Software bekommen". Annette Klink-Stürner wunderte sich, wie viele Fragen doch noch offen sind, obwohl Liepelt über viele Vorteile der Digitalisierung gesprochen habe. Offen geblieben sei, welche Nachteile sie für die Menschen hat. "Wenn ich da nicht mitmachen will, wie sieht das aus?" Dann müssten ihr die Unterlagen weiter in Papierform zugestellt werden, so Swiderski. Sie könne ja ihr Tablet immer ausschalten nach Gebrauch, wenn sie Bedenken wegen der Funkwellen habe, entgegnete ihr Ratskllege Konstantin Böttinger, der dann forderte: "Ich wünsche mir, dass wir mit der Zeit gehen und dass wir alle mitmachen. Ich bin für 19 Stück (Tablets) und möchte jetzt abstimmen."
Soweit kam es dann noch nicht, denn Wolfgang Premm wollte, dass der Vorgang in drei Schritten angegangen wird: Zunächst sei in der Gemeindehalle und im Rathaus WLAN zu installieren. Die Software soll sofort gekauft und installiert werden, so kann sich jeder Rat damit vertraut machen mit seinem eigenen Gerät. Und deshalb soll mit dem Kauf der Tablets noch etwa drei Monate gewartet werden. Liepelt dämpfte die Erwartung Premms auf sofortiges Üben: "Vor der Sommerpause klappt das nicht mit der Installation der Software", man habe vorher noch zahlreiche Bestellungen abzuarbeiten.
Auch Bürgermeister Jens Häußler bremste die Euphorie und sieht kein schnelles Umstellen, "es ist angedacht, dass beide Systeme noch ein paar Sitzungen parallel laufen." Dagegen stemmte sich Jürgen Groß: "Ich will da eine Zäsur: Eine kurze Gemeinderatssitzung mit Schulung und dann das neue System."
Schließlich wurde mit drei Beschlüssen die Digitalisierung des Sitzungsdienstes zumindest angeschoben. Die regisafe-Software "KommunalPlus Sitzungsdienst und Ratsinformationsdienst" wird gekauft und installiert, Annette Klink-Stürner enthielt sich der Stimme. Mit dem zweiten Beschluss wird die Verwaltung beauftragt, 19 Tablets zu gegebener Zeit zu kaufen, wenn die Software im zweiten Halbjahr installiert ist und davor Modellneuheiten und Preise zu eruieren. Hier enthielten sich Wolfgang Premm und Annette Klink-Stürner. Mit dem dritten Beschluss genehmigten die Räte die überplanmäßigen Ausgaben für die Digitalisierungsmaßnahme, wieder bei Enthaltung von Klink-Stürner.
