Im Balinger Rathaus werden die Prozesse optimiert. Dazu werden zuerst einmal so genannte Steckbriefe erstellt, das heißt, die einzelnen Arbeitsplätze werden unter die Lupe genommen.
23 Jahre alt ist Chris Rösch und kommt gerade frisch von der Hochschule in Ludwigsburg, wo er Digitales Verwaltungsmanagement studiert hat. Im Balinger Rathaus hilft er unter anderem mit, Prozesse zu optimieren. Dazu werden zuerst einmal so genannte Steckbriefe erstellt, das heißt, die einzelnen Arbeitsplätze werden unter die Lupe genommen.
Pilotprojekt im Rathaus
Damit wird dokumentiert, welche Aufgaben jeder einzelne Angestellte genau hat und wie er sie umsetzt. Das fängt beispielsweise beim Posteingang an, über die Bearbeitung eines Antrags bis hin zum Versand. Jeder einzelne Schritt wird genau – natürlich digital – dokumentiert und dabei gleichzeitig geschaut, wo Verbesserungen möglich sind.
Erleichterung für Neueinsteiger
So erhalten nicht nur die Leiter der verschiedenen Abteilungen im Rathaus einen präziseren Überblick über sämtliche Abläufe, sondern es entstehen gleichzeitig auch quasi Gebrauchsanweisungen für die verschiedenen Arbeitsabläufe. Dies ist dann wichtig, wenn eine Stelle neu besetzt wird. In der Vergangenheit war es Usus, dass jemand, der im Rathaus neu angefangen hat, von seinem aus dem Amt scheidenenden Vorgänger eingelernt wurde.
Doch das ist nicht immer möglich, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter überraschend kündigt, oder wenn eine Stelle länger vakant bleibt. Dann ist es praktisch, wenn ein Arbeitsplan vorliegt, aufgrund dessen sich der neue Mitarbeiter Schritt für Schritt selbst einarbeiten kann.
Ein gut eingespieltes Team
Rösch zur Seite stehen Hermann Oehrle und Rosa Hinrichs vom Hauptamt. Oehrle ist der Fachmann, wenn es um Datenschutz und -sicherheit im Balinger Rathaus geht.
Der IT-ler hat sich seit längerem mit der Idee der Arbeitsablaufverbesserung in der Verwaltung beschäftigt und war beim ersten Jahrgang der Prozessmanagement-Offensive Baden-Württemberg dabei. 41 Teilnehmer aus gerade einmal 20 Kommunen aus ganz Baden-Württemberg haben dabei in Schulungen, Workshops und Trainings der Kehler Akademie das nötige Rüstzeug erworben, ihre Gemeinden fit zu machen. Der vierte im Team ist Matthias Pyka, bei den Stadtwerken für Infrastruktur und Technik zuständig.
Das Rathaus als Pilotprojekt
Zunächst einmal dient das Balinger Rathaus als Pilotprojekt, nach und nach soll das Prozessmanagement dann in sämtlichen Verwaltungsteilen erfolgen. Als erstes werden im Rathaus die Mitarbeiter mit einbezogen die bisher schon Interesse signalisiert haben. Sind deren Abläufe dann dokumentiert und im besten Falle sogar optimiert, werden andere Abteilungen folgen. „Das wird spannend bleiben“, sagt Oehrle. Bis 2025 sollen dann sämtliche städtische Behörden mit im Boot sein.
Doch die Optimierung der Abläufe soll natürlich nicht nur der Verwaltung dienen, auch die Bürger sollen davon profitieren, wenn Einarbeitungsphasen schneller ablaufen – auch Angesichts einer großen Zahl von Mitarbeitern die altersbedingt in den kommenden Jahren das Rathaus verlassen. Überhaupt wird die Stadtverwaltung sukzessive immer digitaler, beispielsweise durch elektronische Personalakten. Für die Bürger wurden auf der städtischen Homepage eine elektronische Gewerbeauskunft und der Ausweis-Auskunftsservice eingerichtet, wo jeder, der zum Beispiel einen Personalausweis beantragt hat, nachschauen kann, wie weit dessen Status ist.
Das Team arbeitet „Schritt für Schritt“, wie Rosa Hinrichs es formuliert. Und dem Team ist klar: Der analoge Weg muss weiterhin bestehen, denn „nicht jeder kann und will elektronisch arbeiten“, fasst Oehrle zusammen.