Akten: Gemeinde Bitz delegiert digitale Langzeitarchivierung ans Kreisarchiv
Die elektronischen Unterlagen der Gemeinde Bitz werden künftig vom Landkreis archiviert. Der Bitzer Gemeinderat hat dazu am Dienstag sein Einverständnis gegeben.
Bitz. Der Einzug der elektronischen Datenverarbeitung in den Amtsstuben der Gemeinde- und Kreisverwaltungen liegt mittlerweile an die zwei Jahrzehnte zurück, und genau wie die Akten im Regal irgendwann reif für den Reißwolf sind, kommen auch die Daten auf den kommunalen Servern irgendwann in das Alter, da sie von Gesetz wegen gelöscht werden müssten. Oder auch nicht: Manches sollte auch weiterhin archiviert werden – was, das entscheidet der zuständige Archivar. Aber nicht nach Lust und Laune, sondern nach Kriterien, die das Landesarchivgesetz an die Hand gibt.
Was ist "archivwürdig" oder "archivpflichtig" im Sinne des Gesetzes? Laut Kreisarchivar Andreas Zekorn zum einen Dokumente von rechtlichem Belang: Verträge zum Beispiel, aber auch Erlässe und andere Rechtsakte. Des weiteren alles, was gestattet, das Handeln einer Verwaltung im Nachhinein transparent zu machen: Protokolle von Ratssitzungen, Briefwechsel zwischen Behörden und sonstiges Aktenmaterial, das Verwaltungsvorgänge dokumentiert.
Das historische Interesse ist ein dritter Grund
Ein dritter Grund, kommunale Akten zu aktivieren, ist historisches Interesse. Alte Gewerberegister belegen beispielsweise, wann welches Unternehmen begründet wurde und wann es Insolvenz anmelden musste – eine potenzielle Fundgrube für den Heimatgeschichtler, die ihm nicht vorenthalten bleiben soll. Andere amtlichen Dokumente wird der Archivar dagegen schwerlich als historisch belangvoll einstufen: Interne Zeiterfassung zum Beispiel ist definitiv nicht archivwürdig und landet im Orkus des Vergessens.
Elektronische Archivierung hat Vorteile, unter anderem den der Platzersparnis, aber die Zugewinn von Raum geht zu Lasten der Zeit: Die Arbeit ist aufwendig; Daten müssen ins digitale Archiv eingelesen und mit Hilfe eines Hexadezimalcodes mit ihren Metadaten zusammengeführt werden, damit ihre Unveränderbarkeit garantiert ist. Lesbarkeit ist ein weiteres Problem: So gut wie jeder kennt das Problem, dass eine Datei sich nach dem x-ten Update nicht mehr öffnen lässt, weil Zeit und technischer Fortschritt über sie hinweggegangen sind. Mit solchen Problemen sind Kommunalverwaltungen schon personell und zeitlich überfordert. Indes schreitet die Digitalisierung im kommunalen Archivwesen voran. Immer mehr Daten aus Fachverfahren werden in das elektronische Archiv DIMAG übernommen. Für die Kommunen liegt es deshalb nahe, die digitale Langzeitarchivierung, die sie selbst nicht leisten können, zu delegieren.
Das Kreisarchiv in Balingen bietet an, im Rahmen eines digitalen Archivverbunds Datenbestände zu bewerten, zu übernehmen, zu erschließen, zu konservieren und zu pflegen. Zum Nulltarif geht das nicht: Ungefähr 1080 Euro pro Jahr muss die Gemeinde Bitz künftig dafür berappen, dass das Kreisarchiv ihnen die Arbeit abnimmt; weitere 50 Euro werden für jeden Zugriff auf DIMAG fällig – das Geld bekommt wohlgemerkt nicht der Kreis, sondern das Landesarchiv für die Bereitstellung von DIMAG und die Anbieter der diversen elektronischen Fachverfahren. Eine digitale Langzeitarchivierung in Eigenregie wäre um ein Vielfaches teurer – die Bitzer Gemeinderäte gaben einstimmig ihr Einverständnis.
