Die Personalakte ist das Herzstück der Personalarbeit. In Zeiten von Homeoffice ist ein Zugriff auf Personalakten in Papierform nicht immer möglich, da eine Mitnahme aus datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Gründen nicht erlaubt ist. Damit Personalfragen von unterschiedlichen Standorten aus – und auch im Homeoffice – bearbeitet werden können, bietet die Albstädter Firma CompData mit Sitz in Lautlingen die digitale Personalakte.
Sie dient als zentrales, digitales Dokumentenarchiv für die Personalabteilung, für Führungskräfte und Mitarbeiter, bündelt alle Dokumente und Daten der Arbeitsverhältnisse von Stammdaten über Vereinbarungen und Lohnabrechnungen bis hin zu Zertifikaten. Der Zugriff auf die digitale Akte erfolgt gesichert sowie orts- und zeitunabhängig, die Daten zu den Mitarbeitern sind stets aktuell und vollständig. Die digitale Personalakte ist revisionssicher und DSGVO-konform. "Mit der digitalen Personalakte werden alle Mitarbeiterdaten und Dokumente übersichtlich, platzsparend und sicher abgelegt. Das ist von großem Vorteil für Personalabteilungen", erklärt Reiner Veit, geschäftsführender Gesellschafter der CompData GmbH. Die digitale Personalakte ist ein geschlossenes System. Die Bearbeitung erfolgt direkt aus der Personalwirtschaft heraus. Mit dem Monatswechsel werden alle Personalberichte automatisch und strukturiert abgelegt. Im Rahmen einer Prüfung sind Belege wie die Schichtzulage vom Vorjahr mit den zugehörigen Stundennachweisen schnell gefunden. Suchfilter erleichtern die Suche nach bestimmten Dokumentenarten oder Zeiträumen.
Der Großteil mittelständischer Unternehmen bewahrt Personaldokumente noch in Papierform auf. Zusätzlich zu den räumlichen Anforderungen bedeutet das kostenintensive Sicherheitsvorkehrungen vor Feuer und Wasser sowie notwendige datenschutzkonforme Aktenschränke, die vor unberechtigten Zugriffen schützen. Die Suche nach Informationen innerhalb der Papierakten ist zeitintensiv und umständlich. Eine Archivierung ist aber wichtig, da Personalakten bis drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden müssen. "Mit der digitalen Personalakte bietet CompData eine ideal Lösung für Personalabteilungen", betont Reiner Veit.
