Verwaltung erhält Hilfe: Seelbach hat einen neuen Ratsschreiber namens KI
Chiara Rendina (links) und Amelie Rosewich stellten die Vorteile von KI beim Erstellen der Ratsprotokolle im Seelbacher Rathaus vor.
Endrik Baublies- Seelbach testet KI „Speech Mind“ für Rats- und Ortschaftsprotokolle.
- Start nach der Sommerpause geplant am 28. September – Fazit nach der Sitzung Ende November.
- Ziel ist präzisere Protokolle und spürbare Entlastung, Prüfung bleibt im Vier-Augen-Prinzip.
- Software erstellt Transkripte aus Tonaufnahmen, Dauer etwa halb so lang wie die Sitzung.
- Dialekte könnten schwierig sein, doch die Verwaltung ist zuversichtlich und kontrolliert sorgfältig.
Die Zusammenfassung wurde durch künstliche Intelligenz erstellt.
Im Juni stimmte der Gemeinderat geschlossen für den Vorschlag, das Programm namens „Speech Mind“ aus Dresden versuchsweise für das Erstellen der Protokolle aller Gemeinderats- und Ortschaftsratssitzungen zu nutzen. Die Testphase beginnt mit der ersten Sitzung des Gemeinderats nach der Sommerpause, geplant am 28. September. Nach der Sitzung Ende November wird die Verwaltung dann ein Fazit ziehen.
Rendina und Rosewich stellten jetzt vor, was sie sich für die Arbeit mit den Protokollen der Sitzungen wünschen. Laut dem Protokoll der Sitzung im Juni wird die Software bereits von vielen Kommunen im Land verwendet, mit positiven Erfahrungen. Vor allem die „Genauigkeit der Protokolle“ soll zu „einer spürbaren Entlastung führen“, wie es in der Vorlage der Sitzung stand. Beide Mitarbeiterinnen im Hauptamt wissen bisher, dass die Software aus den digitalen Tonaufzeichnungen ein Transkript in digitaler Textform erstellt. Die Zeit, die „Speech Mind“ dafür benötigen wird, soll etwa die Hälfte der Dauer der Aufnahme, sprich der Sitzung, beanspruchen.
Es gibt Ortschafts- und Gemeinderäte, die in sehr unterschiedlichen Variationen Dialekt sprechen. Ob „Speech Mind“ in der Lage sein wird, Badisch zu verstehen und zu interpretieren, wissen Rendina und Rosewich bis jetzt nicht. Sie sind aber beide optimistisch, dass das Programm beim Erstellen der Niederschriften insgesamt eine große Hilfe sein wird. Sicher ist, dass sie die Transkripte genauso sorgfältig prüfen werden wie die bisherigen Protokolle auch. Nacharbeiten und Kontrolle sind unerlässlich, damit „die Protokolle weiterhin die hohe Qualität haben“, wie Rosewich betont.
Bisher machen die Protokolle viel Arbeit
Beide erinnern sich an die breite Zustimmung im Rat. Alle Mitglieder sahen das bei der Abstimmung genauso. In der Fraktionsrunde gab es ausschließlich Lob für den Vorschlag.
Was für Vorteile das neue System hat, ist durch den Vergleich ersichtlich, wie Protokolle bisher erstellt worden sind: Seit dem vergangenem Jahr werden alle Sitzungen in den beiden Ortsteilen Schönberg und Wittelbach sowie des Gemeinderats als digitales Tonprotokoll aufgezeichnet und als Hilfe für die Erstellung der Textprotokolle verwendet. Rendina schreibt von Hand weiter mit. Hier arbeite sie, so sagt sie, mit Stichworten. Wenn, als Beispiel, der öffentliche Teil einer Gemeinderatssitzung eine Stunde dauert, würde sie nur für die Erstellung des gesamten Protokolls derzeit einen halben Tag benötigen. Häufig dauern die Sitzungen aber länger.
Rendina weiß aus Erfahrung, dass sie aufgrund ihrer schriftlichen Stichworte die Tonaufzeichnungen nicht mehr zur Gänze nach der Sitzung noch einmal anhören muss. Sie kann wie bei einer Kassette hin- und herspulen. Damit ist die Arbeit aber noch nicht zu Ende. Rosewich liest den Text nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ gegen. Bürgermeister Michael Moser und immer zwei Teilnehmer der entsprechenden Sitzung (Ortschafts- oder Gemeinderäte) im Wechsel nehmen das Protokoll zuletzt ab.
Eine Erleichterung ist, dass nach den montäglichen Gemeinderatssitzungen seit Anfang des Jahres im Amtsblatt nur noch ein Ergebnisprotokoll abgedruckt wird. Redaktionsschluss ist jeweils Mittwochmittag. Das genaue Protokoll aller Gemeinderatssitzungen im Seelbacher Rathaus, das auch archiviert wird, steht seitdem ab Freitag online zur Verfügung. Dass diese Veröffentlichungen wichtig sind, betonen beide: Die Protokolle würden online regelmäßig abgerufen.