Die Welt wird immer digitaler. Da gerät auch die digitale Transformation des Landratsamtes zum gemeinsamen Großprojekt.
Die Digitalisierung der Verwaltung ist schon seit vielen Jahren ein zentrales Thema im Landratsamt des Schwarzwald-Baar-Kreises.
Mit der Einrichtung des Amtes für Digitalisierung zum 1. April 2021 wurde die Bedeutung der Verwaltungsdigitalisierung auch im Organigramm des Landkreises sichtbar zur Geltung gebracht. Was sind die wichtigsten Projekte, um den Landkreis digital fit zu machen? Wir haben bei Matthias Kreutzer, Leiter des Amtes für Digitalisierung nachgefragt.
Was steckt hinter dem Auftrag zur Digitalisierung?
Das Amt für Digitalisierung hat einen ganz bestimmten Auftrag erhalten, um das Landratsamt digitaler zu machen. Was steckt dahinter? Matthias Kreutzer: „Das Amt für Digitalisierung wurde mit seiner Neugründung damit beauftragt, eine Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Diese Strategie beschreibt die Digitalisierungsziele des Landratsamtes in den fünf verschiedenen Handlungsfeldern Digitaler Kundenservice, Behördennetz, Führung und Politik, Digitale Verwaltung und Mitarbeitende. Grundsätzlich geht es uns nicht allein darum, die erforderliche Hard- und Software zur Verfügung zu stellen.
Unsere ’Mission’ ist es, die Anwendung und Einsatzfelder von IT-Technologie genau zu definieren und die Technik ’zu den Menschen’ in ihre alltägliche Arbeit, ihre Arbeitsabläufe, zu bringen.“
Welche Maßnahmen wurden bereits umgesetzt?
Matthias Kreutzer erklärt: „In den vergangenen Jahren konnten wir große technische Fortschritte erzielen: In allen Ämtern ist unser E-Akten System enaio eingeführt und wir haben unsere Serverinfrastruktur modernisiert.
Über 700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können mittlerweile die softwaregestützte Telefonie unter anderem im Homeoffice nutzen. Hybrides Arbeiten und kommunizieren, also unterwegs, im Homeoffice oder im Büro, ist mittlerweile Standard im Landratsamt. Große Fortschritte konnten wir auch im Bereich IT-Sicherheit erzielen, auch wenn es dort nie vollständige Sicherheit geben wird.“
Welche Vorteile der Digitalisierung können Kunden bereits nutzen?
Laut Amtsleiter Kreuzer können bereits eine Vielzahl von Leistungen online beantragt werden. Beispielsweise sei es möglich, einen Schwerbehindertenausweis zu beantragen oder ein KfZ an- oder abzumelden. Getestet wurde zudem ein Online-Antrag für die Hilfe zur Pflege. Grundlage ist in der Regel das E-Government-Portal Service-BW. „Aufgrund von rechtlichen und technischen Vorgaben haben wir allerdings nicht in allen Fällen freie Hand“, macht Kreutzer deutlich.
Das Ziel sei es jedoch, dort wo Handlungsmöglichkeiten gegeben sind, die Kundensicht in den Mittelpunkt zu rücken und die Prozesse danach auszurichten und zu optimieren. Bei rund 3000 Prozessen von A wie Abfallwirtschaft bis Z wie Zulassung sei das jedoch eine große Herausforderung. Es ist ja nicht nur das Landratsamt, das digitaler werden möchte, „es ist der gesamte Landkreis“.
Was trägt das Amt für Digitalisierung auf diesem Weg bei?
„Wir sind über unsere E-Government-Koordinatorin Sophie Gronmaier eng vernetzt mit den digitalen Ansprechpartnern in den Kommunen“, stellt Kreutzer klar. Wissen zu teilen und sich gegenseitig zu unterstützen, sei bei der Digitalisierung elementar wichtig. „Zudem haben wir seit 2019 bislang 25 Objekte der kreisangehörigen Kommunen, genauer gesagt vier Rathäuser und 21 Schulen, an das kommunale Verwaltungsnetz angeschlossen. Wir fördern daher auch ganz konkret durch technische Maßnahmen die Digitalisierung im Landkreis.“
Und wie sieht es mit künstlicher Intelligenz aus?
„Welche Potenziale sehen Sie für eine Nutzung im Landratsamt?“, haben wir Matthias Kreutzer gefragt. Er erläutert: „Die Potenziale von künstlicher Intelligenz sind auch bei uns gewaltig und viele Einsatzszenarien denkbar. Aktuell prüfen wir mit Hochdruck, wie ein datenschutzkonformer Einsatz von KI ermöglicht werden kann. Da wir auch mit sensiblen Daten unserer Bürgerinnen und Bürger arbeiten, sind wir hier sehr gewissenhaft.“
Hinter die Kulissen geblickt
Das Amt
Die Landkreisverwaltung steht mit den Anforderungen der Digitalisierung vor einer großen Herausforderung. Gleichzeitig bedeuten die Veränderungen aber auch riesige Chancen für eine effektive und effiziente Verwaltung. Um die Informationstechnik und Organisation zu bündeln und die Chancen der Digitalisierung besser nutzen zu können, wurde das Amt für Digitalisierung eingerichtet. Dieses ist der zentrale Ansprechpartner bei allen Fragen und Projekten der Informationstechnik und Digitalisierung. Die Projekte werden amtsübergreifend, als auch fachbereichsbezogen gesteuert und gemeinsam mit den Fachämtern umgesetzt. In Abstimmung mit der Verwaltungsspitze werden die Projekte priorisiert, damit sichergestellt ist, dass Ressourcen zielgerichtet und effektiv eingesetzt werden. Beim Amt für Digitalisierung sind 34 Mitarbeiter beschäftigt, die teilweise in Teilzeit tätig sind.