Das Ergebnis der Organisationsuntersuchung für die Stadtverwaltung Rheinfelden wird im Laufe der kommenden Wochen in den politischen Gremien vorgestellt.
Den Ursprung hat diese Untersuchung in einer Klausurtagung des Gemeinderats aus dem Jahr 2024, welche die Verwaltung mit zwei Prüfaufträgen ins Rennen schickte, die sich mit der Zukunft des Bürgerservices und der Ortsverwaltungen auseinanderzusetzen hatten.
Offener Blick von außen
Zum Einen ging es um die Entwicklung eines Konzepts zur Anpassung des Bürgerservices an die Anforderungen der Digitalisierung. Als die eigentliche Kernaufgabe bezeichnete Hauptamtsleiter Hanspeter Schuler den Prüfauftrag zur Ausarbeitung einer Prozessoptimierung zur Kostenreduktion durch Bündelung von Verwaltungsaufgaben. Erklärtes Ziel war es, vor dem Hintergrund eines angespannten Haushalts und gleichzeitigen Fachkräftemangels eine Basis zu schaffen für eine moderne und leistungsfähige, dabei aber bürgernahe Verwaltung. Um „einen unbefangenen Blick von außen zuzulassen“, wie es Oberbürgermeister Klaus Eberhardt im Rahmen eines Pressegesprächs am Donnerstag nannte, wurde mit der Untersuchung eine darin erfahrene externe Firma beauftragt.
Bürgerbefragung
Eine Lenkungsgruppe mit dem Oberbürgermeister, den Ortsvorstehern, mehreren Abteilungsleitern und dem Personalrat erarbeitete einen Projektablauf, der stets transparent zu bleiben hatte und mit einer Mitarbeiterbefragung begann. Es folgte eine umfangreiche Ist-Analyse, zu welcher Ende 2025 eine Bürgerbefragung als zentraler Baustein gehörte. Insgesamt haben 1499 Bürger an dieser Befragung teilgenommen, mehr als die Hälfte davon im Alter zwischen 40 und 69 Jahren. Über 80 Prozent dieser Bürger bevorzugen den persönlichen Termin vor Ort. Neben persönlichem Service sind ihnen schnelle Abläufe sowie kurze Wege besonders wichtig. Digitale Angebote halten die meisten für wichtig, genutzt werden sie bis jetzt jedoch nur selten. Eine Reduktion von Ortsverwaltungen und Öffnungszeiten wird klar abgelehnt. Frank Uhlich von der Abteilung Digitales, Organisation & IT fasst den Auftrag an die Verwaltung zusammen: „Die Möglichkeit des persönlichen Kontakts muss in erreichbarer Nähe erhalten bleiben.“
Mehr Digitalisierung
Aber gleichzeitig muss durch das Vorantreiben der Digitalisierung mehr Flexibilität in der Beantragung von Leistungen geschaffen und der Gang zur Verwaltung dadurch erleichtert oder erspart werden.
Verwaltungsinterne Maßnahmen optimieren und dabei mit weniger Personal effektivere Leistungen generieren: Durch eine Poolbildung sollen vorhandene organisatorische wie bauliche Strukturen effizienter genutzt werden können. Als ergänzende Maßnahmen sind eine Telefon- und eine Videoberatung vorgesehen. Über die modernisierte Webseite der Stadt www.rheinfelden.de sind Terminvereinbarungen, Beantragung von Leistungen, Schadensmeldungen und vieles mehr online möglich.
Die Gebäude der Ortsverwaltungen sollen zu festgelegten Zeiten für den Bürgerservice zur Verfügung stehen, die Nutzung der Räumlichkeiten dabei flexibilisiert werden. „Die Poolbildung ermöglicht eine stabile Vertretung und höhere Kompetenz“, sagt Eberhardt. Dabei will er nicht an den Zuständigkeiten der Ortsverwaltungen rütteln.
Öffentliche Präsentation
Eine öffentliche Ergebnispräsentation findet in der Hauptausschusssitzung am 11. Mai statt. In der Julisitzung des Rheinfelder Gemeinderats soll das Konzept möglichst beschlossen werden.