Die Verwaltungsaufgaben im Kindergarten laufen jetzt digital – damit mehr Zeit zum Spielen und Lernen im realen Leben bleibt. Foto: © candy1812 – stock.adobe.com/Group of children and teacher in the music class

Eine Software führt zu schnelleren Abläufen in der Erziehung und bezieht auch Eltern und Verwaltung mit ein. Der Zweckverband katholischer Kindertagesstätten ist somit ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung in ganz Süddeutschland.

Einladungen zu Elternabenden per Brief verschicken oder die Anwesenheitsliste in der Kita-Gruppe auf einem Blatt Papier abhaken – so etwas ist beim Zweckverband der Dekanate Freudenstadt und Calw Schnee von gestern.

Jetzt ist es dank eines alltagspraktischen Programms möglich, dass Kita-Leitung, Eltern und Verwaltung digital kommunizieren und Arbeitsabläufe abstimmen können.

„Eltern können ihre Kinder im Krankheitsfall problemlos per App abmelden“, erläutert Caroline Eitel, die für Sachgebietsleitung Kindertagesstätten zuständig ist, eine Neuerung des Programms. Die Daten gingen direkt auf das Tablet der jeweiligen Kita-Gruppe, in der die Pädagogin so stets eine aktuelle Anwesenheitsliste habe. Steht ein Waldspaziergang oder eine Geburtstagsfeier an – oder gibt es wegen der Ferien geänderte Öffnungszeiten – erfahren das die Eltern per Direktnachricht. Statt auf vielen unterschiedlichen Papierzetteln ist alles im digitalen Kita-Kalender festgehalten.

Dank Digitalisierung werden Prozesse gebündelt

„Wir wurden von der Diözese Rottenburg-Stuttgart angefragt, ob wir nicht an dem Pilotprojekt teilnehmen wollen, um unsere Erfahrungen in die Entwicklung der Software einfließen zu lassen“, erklärt Eitel den Beginn des Digitalisierungsvorhabens. Das Ziel: In einigen Jahren sollen alle 850 Kita-Einrichtungen der Diözese mit dem System arbeiten.

Hubert Würth, Geschäftsführer des Zweckverbands, betont die Vorteile, die eine Vereinheitlichung von Prozessen in einem Programm habe. „Arbeiteten früher Kita-Leitungen, die Finanzverwaltung und das Personalmanagement in je eigenen Bereichen, ist all das in einem System integriert“, spricht er die Synergie-Effekte an. Die Leitungen wüssten so stets, wann ein Kita-Platz frei werde, die Finanzverwaltung ziehe den Elternbeitrag und das individuell angepasste Kita-Essen monatlich per App ein. Auch die Eltern könnten ihre Kinder über das Portal für einen freiwerdenden Kita-Platz anmelden.

Pilotprojekt sorgt für praxistaugliches Produkt

Brauchen die Erzieherinnen in der Kita schnell eine Adressenliste, eine Telefonnummer oder den Namen der Sorgeberechtigten, ist alles mit einem Klick abrufbar. Das reduziere den Verwaltungsaufwand und schaffe so mehr Zeit für echte Erziehungsarbeit.

„Es ist toll, dass wir als ländliche Region gefragt worden sind, unsere Erfahrungen mit der neuen Software einzubringen“, freut er sich. Durch die breite Beteiligung der Basis in den einzelnen Kita-Gruppen und -leitungen habe man ein wirklich praxistaugliches Produkt mitentwickeln können.

Eitel räumt ein, dass der Weg der Projektentwicklung, der vor zwei Jahren eingeschlagen worden war, sehr arbeitsintensiv gewesen ist. „Das Einpflegen sämtlicher Daten von Kindern und Angestellten war eine enorme Mehrarbeit für die Verantwortlichen vor Ort, blickt sie zurück. Doch zahlten sich die investierten Arbeitsstunden aus. „Unser jährlicher Bericht für das Statistische Landesamt ist nun in Sekundenschnelle erledigt“, weist sie auf die Vorzüge der digitalen Datenbank hin.

Nun sei geplant, in Halbjahresschritten weitere Kitas in das System aufzunehmen, bis alle Einrichtungen der Diözese auf dem modernen und bürokratiearmen Stand seien.

Die Software Kitaplus

Die Anmeldung für einen Kita-Platz sowie Krankmeldungen erfolgen einfach per App. Neuigkeiten sind an einem „Schwarzen Brett“ für alle Eltern sichtbar. Gebühren werden ebenfalls über das digitale Modul eingezogen. Der Datenschutz nach der DSGVO ist gewährleistet.

Deutschlandweit nutzen rund 2.500 Kitas die Eltern-App. Vom Kirchenkreis Minden in Nordrhein-Westfalen über den Caritasverband Zwickau in Sachsen bis zur Kinderakademie München in Bayern wird die Software verwendet. In Baden-Württemberg nimmt der Zweckverband eine Pionierrolle ein.