Kommunales: Software soll in Zukunft Karteien und Listen zur Erschließung der Bestände ablösen
Die Digitalisierung macht vor nichts Halt – auch nicht vor dem Archiv der Großen Kreisstadt Schramberg.
Schramberg. Im Rahmen seines Jahresberichts vor dem Verwaltungsausschuss begründete Stadtarchiv- und Museumsleiter Carsten Kohlmann kürzlich, warum kein Weg an der Digitalisierung des "Gedächtnisses der Stadt" vorbeiführt: Im kommenden Jahr 2021 befindet sich das Stadtarchiv ein Jahrzehnt lang an seinem Standort "Am Hammergraben" in der Talstadt. "Das neue Gebäude hat sich gut bewährt und mittlerweile ist es auch randvoll", erklärte Kohlmann.
Einfache Recherche
Je größer die Bestände würden, desto schwieriger werde es, in ihnen konkret gesuchte Unterlagen zu finden. Die bisherigen Findmittel beschränken sich auf Karteien und Listen. Deshalb sei es höchste Zeit, nach seiner "Füllung" auch die "Erschließung" des Stadtarchivs im Rahmen der allgemeinen Digitalisierung der Stadtverwaltung in Angriff zu nehmen. "Die Benutzer können dann ähnlich wie im Katalog der Mediathek in den Beständen des Archivs online recherchieren", erläuterte Kohlmann.
Die Verwaltung werde deshalb für das Haushaltsjahr 2021 die Einführung der Archivsoftware Augias vorschlagen, stimmte Kohlmann die Mitglieder des Verwaltungsausschusses auf das Thema ein. Die Software wird vom Städtetag Baden-Württemberg empfohlen, seit 2019 wird auch das Archiv der Stiftung St. Franziskus in Heiligenbronn damit aufgebaut.
Drei Säulen angestrebt
Im Zusammenhang mit "Augias" soll als zweite Säule des "digitalen Stadtarchivs der Zukunft" und als Einstieg in die elektronischen Langzeitarchivierung der Stadtverwaltung die Archivsoftware Dimag des Landesarchivs Baden-Württemberg eingeführt werden. "Aus dem elektronischen Dokumenten-Management-System der Stadtverwaltung liegt mittlerweile elektronisches Schriftgut in großem Umfang vor, das archivwürdig ist", berichtete Kohlmann. Auch "fremdes Archivgut" werde zunehmend digital angeboten, dessen elektronische Langzeitarchivierung sei zur Zeit noch nicht möglich.
Im Landkreis Rottweil nutzten bereits das Kreisarchiv Rottweil und das Stadtarchiv Oberndorf die Dimag-Lösung.
Als dritte (elektronische) Säule soll im Haushaltsjahr 2021 auch die elektronische Archivierung von Web-Auftritten der Stadt angegangen werden. "Frühere Webauftritte, zum Beispiel der erste der Stadtverwaltung im Jahr 2003 oder der Webauftritt der ehemaligen Gemeinde Tennenbronn, gingen als lokalgeschichtliche Quellen leider verloren", bedauerte Kohlmann. Deshalb solle beim Relaunch des Webauftritts von Schramberg der bisherige erstmals archiviert werden. Dazu könne man eine Kooperation eingehen mit dem Bibliotheks-Service-Zentrum Baden-Württemberg, das über die nötige Archivsoftware für die "Spiegelung" verfüge.
Auf eine Nachfrage von Thomas Brantner (CDU) erklärte Kohlmann, dass die ursprünglichen Dokumente erhalten bleiben, dass man sich aber auch überlegen müsse: "Wie gehen wir in Zukunft mit den digitalen Daten von unseren Bürgern um?"
