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Rottweil e-Akte eröffnet eine neue Arbeitswelt

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Damit das Konzept des mobilen Arbeitsplatzes umgesetzt werden kann, muss auch die Umstellung auf die elektronische Akte vorangetrieben werden. Foto: © Tiko – stock.adobe.com Foto: Schwarzwälder Bote

Weg von Papierbergen und Aktenstapeln, hin zu einer digitalen Ablage: Der Kreis Rottweil geht in Sachen elektronische Akte (e-Akte) den nächsten Schritt und beschafft nun eine entsprechende Lizenz.

Kreis Rottweil. Für eine digitale Verwaltung braucht es ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem, so die Erklärung in der Sitzung des Verwaltungsausschusses. In Teilbereichen der Kreisverwaltung wird bereits das System "Enaio" des Herstellers "Optimal Systems" verwendet, etwa für die digitale Belegablage in der Kreiskasse, im Personalamt (e-Lohnakte) und bei der Auto-Zulassung (e-Kfz-Akte).

2020 sind ebenfalls Umstellungen geplant. Dafür bietet sich mit Blick auf die bereits digitale Lohnakte die Einführung der elektronischen Personalakte an. Außerdem soll die Ablage in der Kämmerei künftig elektronisch erfolgen. Betroffen ist auch das Rechnungsprüfungsamt. Des Weiteren will man einzelne Stellen, wie das Klimaschutzmanagement, einbeziehen.

Die Einführung der elektronischen Akte, koordiniert durch die Anfang 2019 gebildete Lenkungsgruppe "Digitale Verwaltung", soll in den kommenden fünf Jahren weiterhin sukzessive in Teilprojekten erfolgen. Damit einher geht das Scannen von Bestandsakten.

Die e-Akte ist laut Verwaltung auch Voraussetzung für einen mobilen Arbeitsplatz, wie er im Zuge des Verwaltungsgebäudeneubaus mit seinem hybriden Konzept aussehen soll.

Das System "Enaio" wird laut Kreisverwaltung bereits von 33 der 35 Landratsämter in Baden-Württemberg für e-Akten-Projekte verwendet. Fast 67 Prozent greifen dabei auf eine hausweite Lizenz zurück.

Für eine solche entschied sich auch der Verwaltungsausschuss und stimmte bei einer Enthaltung von Gerhard Aden (FDP) und einer Nein-Stimme von Reimond Hoffmann (AfD) auch den Gesamtkosten in Höhe von rund 325 000 Euro zu. Diese fallen einmalig für die Bereitstellung an und werden in vier Tranchen ab 2020 aufgeteilt. Somit müssen jährlich etwas mehr als 80 000 Euro bezahlt werden. Die Wartungskosten belaufen sich laut Verwaltung auf rund 24 Prozent der Summe, also jährlich etwa 20 000 Euro.

Mit Vorschriften wie dem e-Justice-Gesetz –­ die elektronische Übermittlung von Unterlagen an Gerichte ab 2022 – und der e-Rechnungsverordnung biete sich die Umstellung auf die digitale Verwaltung auch in den anderen Bereichen an, heißt es.

Dem Onlinezugangsgesetz nach sollen die wichtigsten Verwaltungsdienstleistungen ab 2022 online verfügbar sein. In einem Umsetzungskatalog hat eine Arbeitsgruppe im Auftrag des Bundesministeriums des Innern, für Bauen und Heimat aufgeführt, welche Leistungen das sein sollen. Die Rede ist von 35 Lebens- und 17 Unternehmenslagen sowie 14 übergeordneten Themenfeldern, etwa "Familie und Kind". Zudem soll es in Baden-Württemberg eine gemeinsame e-Government-Infrastruktur geben.

Zu den weiteren Projekten zählen etwa ein digitaler Posteingang und der Ausbau des Bürgerservices. Aktuell stehen 1,25 Vollzeitäquivalente (Einheit zur Arbeitszeitmessung) im Hauptamt zur Verfügung. Für die Umstellung werden aber laut Kreisverwaltung weitere Personalressourcen nötig sein. Allein die technische Betreuung des Systems erfordere große Aufmerksamkeit. Mit mehr Modulen und mehr Nutzern steigert sich auch der administrative Betreuungsbedarf.

Im Stellenplan für 2020 sind zwei zusätzliche Vollzeitäquivalente zur beschleunigten Umsetzung der Umstellung zum einen und zur Betreuung des Dokumentenmanagementsystems zum anderen vorgesehen.

Welche Bereiche als nächste digitalisiert werden, hängt unter anderem von der rechtlichen Lage und dem Haushalt, aber auch dem Dienstleister ab.

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