Zum Neujahrsempfang kommen alljährlich 500 geladene Gäste ins Rathaus in Weil am Rhein. Wir haben nachgefragt, worauf es dabei besonders ankommt.
Der große Saal ist fertig bestuhlt, im Foyer stehen bereits die Tische für das Fingerfood-Büffet bereit. Es bleibt noch viel zu tun. Dennoch finden die beiden Organisatoren wenige Tage davor Zeit für ein Gespräch mit unserer Redaktion.
Herr Braun, Frau Steinebrunner, seit vielen Jahren zeichnen Sie für die Organisation des Weiler Neujahrsempfangs verantwortlich. Wie haben Sie sich die Aufgaben aufgeteilt?
Christoph Braun: Grundsätzlich bin ich fürs Programm zuständig, Frau Steinebrunner fürs Catering.
Wo liegen die Herausforderungen bei der Vorbereitung eines solchen Events?
C. B: Die größte Herausforderung ist die Koordination der Gäste, dass wir in dem Rahmen bleiben, den uns der zur Verfügung stehende Raum vorgibt.
Andrea Steinebrunner: Manche der Eingeladenen melden sich trotz entsprechender Aufforderung nicht vorher an. Das wäre aber für uns wichtig, um genau planen zu können.
C. B.: Alles andere ist Routine.
A. S.: ... wenn auch jedes Jahr wieder mit Herzklopfen.
Wie lösen Sie das Platzproblem? Halten Sie Plätze frei für die Unangemeldeten, gibt es eine Art räumlichen Puffer?
A. S.: Bisher hat es eigentlich immer gepasst, die Zahl der nicht Angemeldeten hat sich die Waage gehalten mit denen, die angemeldet waren, aber doch nicht kamen.
C. B.: Das Interesse ist einfach so groß. 100 Plätze werden jedes Jahr zusätzlich für Weiler Bürger verlost. 20 Interessenten mussten wir in diesem Jahr absagen.
Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, den Empfang in eine andere, größere Halle zu verlegen?
C. B.: Nein, der Gedanke kam uns nie. Der Empfang gehört für uns ins Rathaus.
A. S.: Allein der Atmosphäre wegen.
Am Abend selbst: Auf welchen Moment fiebern Sie hin?
C.B.: Uns ist wichtig, dass an diesem besonderen Abend alles reibungslos vonstatten geht. Ist das der Fall, freuen wir uns auf den Moment, wenn wir mit allen Helferinnen und Helfern bei einem Glas Bier oder Wein den Abend Revue passieren lassen können. Das ist guter Brauch.
Was muss beim Essen bedacht werden?
A. S.: Das Essen ist in der Regel ähnlich – Canapés und teilweise auch warme Snacks, mit Fleisch oder vegetarisch. Es handelt sich durchweg um Fingerfood.
C. B.: Dieses Jahr haben wir erstmals auch glutenfreie Häppchen.
Und wie viel wird getrunken?
A. S.: 70 bis 80 Liter Bier, rund hundert Liter Wein, dazu kommen die alkoholfreien Getränke.
Wann fangen Sie mit den Vorbereitungen für den Neujahrsempfang an?
C. B.: Im Oktober. Da wird der Gästekreis abgefragt und eine Gästeliste erstellt. Wir fragen herum: Wer ist im sozialen Bereich aufgefallen? Wer trat in diesem Jahr mit seinem Engagement besonders in Erscheinung?
Dazu kommen alle Funktionsträger, die einzuladen sind, und die Vertreter der Vereine. Nur die größten sind jedes Jahr dabei, bei den kleineren Vereinen wechseln wir ab.
Was steht dieses Jahr auf dem Programm?
C. B.: Neben der Rede der Oberbürgermeisterin, den musikalischen Beiträgen und dem Grußwort der Trachtenträger ist das die Verleihung einer Landesehrennadel. Danach ist Zeit für Begegnungen und Gespräche.
Was ist das Wichtigste, an das man denken muss?
C. B.: Die komplette Organisation.
A. S.: Es fließt alles mit ein, von Anfang bis Ende.
C. B.: Die Sitzordnung erfordert große Sorgfalt: Ganz vorne sitzen die vom Volk gewählten Vertreter, also Landtagsabgeordnete und Bundestagsabgeordnete – wo wir leider zur Zeit keinen haben –, die Bürgermeister der Nachbargemeinden, auch aus Frankreich und der Schweiz, sowie die Fraktionsvorsitzenden des Gemeinderats. Nicht zu vergessen unser derzeit einziger lebender Ehrenbürger, Ex-OB Wolfgang Dietz. Namentlich reservierte Plätze gibt es außerdem für die Vertreter der Kirche, der Behörden und Blaulichtorganisationen. Sonst geben wir den Gästen wenig vor, auch die Bürger sollen die Chance haben, sich einen Platz auszuwählen.
Wie viele Personen helfen Ihnen an dem Abend?
C. B.: 15 Personen, alles Kollegen aus dem Rathaus. Hinzu kommt die Orchestergesellschaft, die den musikalischen Rahmen übernimmt, sowie unsere Überraschungsgäste: in diesem Jahr zwei Schülerinnen der Musikschule, die zeigen, was sie am Hackbrett können.
Wo haben Sie das gelernt?
C. B.: Das ist „Learning by Doing“ – es ist unser 19. Neujahrsempfang. Zweimal gab es einen digitalen Empfang – wegen der Corona-Pandemie. Da haben wir jeweils einen Film gedreht. Im Übrigen haben wir viel von Herrn Dietz gelernt, der damals aus Brüssel kam, wo er in der baden-württembergischen Landesvertretung auch viele Empfänge veranstaltet hat.
Was organisieren Sie sonst noch in Weil am Rhein?
C. B.: Die Bandbreite reicht von Ministerbesuchen und Treffen mit den Städtepartnern über die Verabschiedung des scheidenden Oberbürgermeisters und der Einführung der neuen Oberbürgermeisterin bis hin zur Ausbildungsbörse und dem Volkstrauertag.
A .S. und C. B.: Wir machen das gern, aber es ist auch sehr zeitaufwendig!
Welches Event hat Ihnen im Vorhinein am meisten Kopfzerbrechen beschert?
C. B.: Der Begriff Kopfzerbrechen wäre übertrieben, aber schon aufregend war für uns der Empfang nach dem Wahlsieg von Diana Stöcker bei der OB-Wahl. Wir wussten ja nicht, ob es schon im ersten Wahlgang eine absolute Mehrheit gibt. Da gab es einige „Unbekannte“. Letztlich war aber alles ausreichend da.
Und welche spontan eingetretene, unerwartete Situation hat Sie ins Schwitzen gebracht?
C. B.: Als einmal unsere große Spülmaschine an einem Empfangsabend kaputt gegangen ist. Beim Spülen Tausender Gläser von Hand sind wir buchstäblich ins Schwitzen gekommen.
Sicher hatten Sie auch schon mit einigen „Promis“ zu tun als Verantwortliche für „Repräsentation“ in Weil.
C. B.: Ja. Mit Johannes Rau war auch schon ein Bundespräsident bei uns zu Gast, daneben Landesminister wie Rainer Stickelberger, Armin Schuster oder Marion Gentges. Unser Stargast aus dem Bereich „Stars und Sternchen“ war Antonella. In der Pro-7-Show „Popstars – Just 4 Girls“ hatte die Haltingerin damals einen Casting-Wettbewerb gewonnen.
Haben Sie auch privat gern Gäste?
C. B.: Ja. Wir kochen privat sehr gerne und haben gerne Gäste zum Essen. Dann muss natürlich auch alles passen: Die Tischdeko, das Menü, die Weinauswahl.
Zur Person:
Der Weiler Christoph Braun (57), ist seit 41 und einem halben Jahr bei der Stadtverwaltung Weil am Rhein und organisiert als Leiter der Personalabteilung seit 2008 den Neujahrsempfang.
Bereits seit dem Jahr 2000 ist Andrea Steinebrunner (55) in die Organisation des Neujahrsempfangs eingebunden, damals noch unter der Verantwortung von Brauns Vorgänger Ingo Wittig. Sie ist seit fast 40 Jahren bei der Stadtverwaltung Weil am Rhein.