Digitalisierung: Gemeinde führt die e-Akte ein – aber erst 2022 / Ungermann: "Kein Misch-Masch!"
Was Hybrid-Sitzungen des Gemeinderates angeht, hat Obernheim als kleine Gemeinde schon seit Monaten die Nase vor größeren in der Region. Nun will sie auch die E-Akte einführen und hat den Auftrag vergeben. In einer Hybridsitzung.
Obernheim. Moderne Zeiten brechen an in Obernheim: Schon 2002 hatte die Gemeinde das Schriftverwaltungsprogramm "Regisafe IQ" eingeführt und es 2005 um ein Adressmodul ergänzt. Ein gewisser Stillstand im Hinblick auf weitere Ergänzungen war laut Bürgermeister Josef Ungermann eingetreten, weil Regisafe sich mit mehreren Partnerunternehmen zusammengetan hat. Nun, als "commundus regisafe GmbH", wirbt die Firma für die Einführung der E-Akte – und bietet Einführungsrabatte, welche die preisbewussten Obernheimer gerne nutzen möchten.
Der Gemeinderat hat deshalb in seiner jüngsten Sitzung in der Mehrzweckhalle – mehrere Räte waren noch online zugeschaltet – einstimmig beschlossen, das Starterpaket zum Preis von 13 512 Euro für Software und Installation zu kaufen. Für Softwarepflege fallen jährlich 1252 Euro an. Außerdem kauft die Gemeinde das Modul "Exchange-Synchronisation" für 3034 Euro und Pflegekosten von 417 Euro jährlich – für Letzteres hat der Gemeinderat einer außerplanmäßigen Ausgabe im Haushalt 2021 zugestimmt, die laut Ungermann gut zu verkraften ist, weil die Gewerbesteuereinnahmen über Plan lägen. Die Kosten für das E-Akte-Paket fallen erst in den Haushalten 2022 und 2023 an.
Was steckt hinter der E-Akte, für die "commundus regisafe" bis 30. Juni – daher die eigens einberufene Zusatz-Sitzung des Gemeinderats – 30 Prozent Rabatt gewährt? Laut Ungermann verfügt das Modul über eine Suchfunktion zur Volltextsuche – man müsse sich bei Suchen also nicht an Schlagworte, wie sie bisher verwendet wurden, erinnern. Mit dem Modul werden Akten also nicht nur voll digitalisiert, sondern sind danach auch einfacher verwendbar.
Das Modul Exchange-Synchronisation macht es möglich, die Programme "Outlook" für E-Mails und "Regisafe" ständig zu synchronisieren, was erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt.
Alte Akten digitalisieren ist zuviel Aufwand
Ungermann stellte klar, dass es nicht möglich sein werde, alle alten Akten zu digitalisieren. Ab einem Stichtag X werde dann eben digitalisiert. Einen "Misch-Masch zwischen Handakte und e-Akte" werde es ebenfalls nicht geben: "Sonst fehlt immer die Hälfte – egal, wo man reinschaut." Stelle sich die Gemeinde dem Thema nicht, laufe sie diesbezüglich immer weiter hinterher – je nachdem, wie lange sie noch warte, mahnte der Rathauschef, der bei den Gemeinderäten allerdings offene Türen einrannte.
Von der Papierakte werde man freilich nicht ganz wegkommen: Speziell bei Bauakten werde teilweise weiterhin Papier nötig sein. Darüber hinaus stellt sich den Obernheimern in diesem Zusammenhang auch die Frage nach der Einführung eines Ratsinformationssystems, wie die Partnerkommune Albstadt und die Stadt Meßstetten es bereits verwenden. Diesbezüglich schlug Ungermann eine Einführung 2022 vor. Außerdem gibt es da noch ein Modul zur Archivverwaltung. Mit dessen Einführung wollen die Obernheimer aber noch warten, wird das Kreisarchiv doch 2023 Registratur und Archiv überarbeiten.
