Die Stadtverwaltung Haiterbach wird auf ein digitales Dokumenten-Management-System umstellen. Der Gemeinderat hat bei einer Gegenstimme den Beschluss dafür gefasst.
Ein digitales Ablagesystem als sogenannte E-Akte, der digitale Postein- und -ausgang sowie digitaler Postlauf im Haus, und die Einführung von digitalen Workflows sollen Rathausmitarbeitern die Arbeit erleichtern. Das Dokumenten-Management-System (DMS) ermögliche außerdem eine DSGVO-konforme Datenspeicherung sowie eine revisionssichere Archivierung.
Die Verwaltung erhoffe sich durch diesen Schritt der Digitalisierung Prozessoptimierungen durch medienbruchfreie Fallbearbeitung, Einsparung von Papier und Lagerflächen, Zeitersparnis durch schnelle Ablage und schnelleres Finden von Vorgängen.
Ein DMS sei Grundlage für eine moderne und effiziente Verwaltung. Das System ermögliche in Zukunft einen ortsunabhängigen Zugriff, was auch mobiles Arbeiten ermögliche und die Arbeitgeberattraktivität der Stadt steigen lasse.
Nach einem Vergleich verschiedener DMS-Systeme hat sich laut Verwaltung RegiSafe als praktikabelste und kostengünstigste Lösung für eine kleinere Kommunalverwaltung herauskristallisiert. RegiSafe sei seit vielen Jahren auf Kommunen spezialisiert.
Gute Erfahrung in Egenhausen
Die Gemeinde Egenhausen, mit welcher auch interkommunal zusammengearbeitet werde, habe ebenfalls RegiSafe und sei sehr zufrieden.
Im Haushalt seien für die Einführung eines DMS ausreichend Mittel bereitgestellt worden. Die dort vermerkten 100.000 Euro reichten für die Software, die Kosten der Erstinstallationen, die Beschaffung von benötigter Technik und entsprechende Schulungen für die Nutzer aus.
„Dann müssten aber auch alle damit arbeiten“, sagte Patrick Walz (UBL) mit dem Seitenhieb zur Einführung der Tablets für Gemeinderäte, die nicht von allen genutzt werden.
Bürgermeisterin Kerstin Brenner bekräftigte, dass es da keine Sonderfälle geben könne.
Julian Däuble (CDU) monierte , dass er sich eine bessere Vorbereitung gewünscht hätte. Zum Beispiel Informationen, was das Programm könne. Däuble enthielt sich bei der Abstimmung.
Kaupp zweifelt Erfordernis an
Mathias Kaupp (CDU) stimmte gegen die Einführung, weil die laufenden Kosten zu hoch seien. Er sah diese bei 2000 bis 2500 Euro monatlich. „Ich weiß nicht, ob wir das unbedingt brauchen, es hat auch bislang funktioniert.“
Die digitale Verarbeitung sei zeitgemäß, man werde nicht drumherumkommen, um mit anderen Ämtern und Firmen zu kommunizieren, erwiderte Bürgermeisterin Brenner.
„Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit“, sagte Uli Seeger (UBL).