Projekt nimmt im Landratsamt Arbeitsplätze und -abläufe unter die Lupe. Optimierung heißt das Zauberwort.
Kreis Freudenstadt - GOLF – hinter dieser Abkürzung verbirgt sich ein Projekt, das die Abläufe im Landratsamt optimieren soll. Der Wunsch dahinter: Sand im Getriebe soll gut geschmierten, ineinandergreifenden Zahnrädchen weichen.
Es hört sich einfach an. Die Mitarbeiter einer Abteilung setzen sich zusammen und überlegen, was verbessert werden kann, wo es im Arbeitsablauf Stolpersteine gib, um schließlich so effizient wie möglich arbeiten zu können. Doch so einfach ist das, was Experten "Prozessoptimierung" nennen, ganz und gar nicht, wie Ira Oberweis und Jan Porysiak, betraut mit der Geschäftsprozessoptimierung im Freudenstädter Landratsamt – kurz GOLF, in ihrem Erfahrungsbericht vor dem Verwaltungsausschuss erläutern. Bis zu einem Jahr sind sie und die jeweiligen Mitarbeiter in einer Abteilung oder mit einem Arbeitsprozess beschäftigt, bevor dieser als optimiert ein Häkchen erhält und die nächste Abteilung ins Visier rückt.
Ein Beispiel: Die Bürgerinfo im Landratsamt ist zugleich Auskunftsstelle und Beschwerdestelle für die Bürger, verschickt Broschüren und Bescheide oder übernimmt Onlinebuchungen für Dienstreisen der Landratsamtsmitarbeiter oder koordiniert die Vergabe der Dienstwagen – ein Konglomerat an vielfältigen Aufgaben, die nach und nach bei der Bürgerinfo angesiedelt wurden, wie Landrat Klaus Michael Rückert erklärt. Die Besonderheit, so zeigt Porysiak auf, war, dass die Mitarbeiter von sich aus einen Optimierungsprozess angestoßen haben. "Das ist auch das Rezept unseres Projekts", betont Oberweis. Nach Ist-Analyse und Workshops, die Lösungsansätze aufzeigten, ging es schließlich an die Umsetzung. Eine Datenbank wurde geschaffen und ein Schicht- und Vertretungsplan aufgestellt. In der Konsequenz konnten 0,4 Verwaltungsstellen eingespart werden.
Wie GOLF und das Projekt IMAKA zur Personalbedarfsbemessung zusammengebracht werden können, wollte Dieter Bischoff (FWV, Bürgermeister Pfalzgrafenweiler) wissen. Die Antwort des Landrats: "GOLF ist vor, während und nach IMAKA."
Für Martin Zerinius (SPD) ist die Vorgehensweise im Landratsamt vorbildlich. "Die besten Voraussetzungen schafft man von innen heraus", weiß der Polizeidirektor und wollte zudem wissen, ob es im Landratsamt auch ein Vorschlagswesen gibt. Das gibt es. Der Haken: "Es ist ein kompliziertes System und verbesserungswürdig", sagt Rückert. Ein Fall also für GOLF.