Digitalisierung liegt im Trend, vieles soll digitalisiert und damit günstiger sowie schneller zugänglich sein. Gordana Babic ist als Digitalisierungsbeauftragt der Stadt Trossingen.
Eines ihrer Projekte ist die digitale Verwaltung mit dem Ziel, dass Bürger möglichst viele Anliegen bei der Stadtverwaltung von zu Hause aus am PC oder Handy erledigen kann. „Wenn ein Bürger einen Antrag stellt, soll er jederzeit sehen können, wo und wie sein Anliegen bearbeitet wird – so wie bei Amazon“, wie Gordana Babic sagt.
Ab dem zweiten Halbjahr sollen die Trossinger und auch auswärtige Interessierte per Video mit den Mitarbeitern der Stadtverwaltung sprechen können. Für solche Videotermine müssen zuvor aber Termine vereinbart werden – natürlich ebenfalls online. „Die Bürger müssen nicht mehr ins Rathaus kommen, Dokumente können über Videokonferenz ausgetauscht werden, und zum Bezahlen einer Rechnung muss man auch nicht mehr ins Rathaus kommen“, kündigte Gordana Babic an. Sie will außerdem die e-Rechnung einführen und im Bauhof die Arbeitsrapporte der Mitarbeiter von Papier auf das Smartphone umstellen.
Aufträge auf das Handy
„Die 20 Mitarbeiter des Bauhofs schreiben auf Zetteln auf, was sie wo wie lange gemacht haben. Danach werden diese Zettel erfasst und der Aufwand auf die jeweilige Kostenstelle verbucht. Das könnte digital viel schneller gehen“, so die Digitalisierungsbeauftragte.
Künftig sollen die Bauhofmitarbeiter die Aufträge auch über das Handy bekommen und dort erledigte Aufträge abhaken, zum Beispiel nachdem sie eine Straße von Schnee und Eis geräumt haben, versehen mit dem GPS-Standort, um dies im Notfall gerichtsfest beweisen zu können. Für den telefonischen Bürgerkontakt ist die Digitalbeauftragte noch auf der Suche nach einem Telefonassistenzsystem. „Was wir nicht wollen, ist eine Ansage à la: Wenn Sie den Bürgerservice wollen, drücken Sie die eins“, berichtete Gordana Babic. Man kann sich vorstellen, dass bei der Stadtverwaltung einer 17.500 Einwohner großen Stadt eine Menge an Papier anfällt.
Alles nach Plan
Die Digitalisierungsbeauftragte der Stadtverwaltung, Gordana Babic, entwarf zunächst einmal einen Plan, was überhaupt digitalisiert werden muss und kann. Die gelernte Bankkauffrau, die bei verschiedenen Banken in der Digitalisierung und im Projektmanagement tätig war, arbeitet seit 1. Januar 2025 bei der Stadtverwaltung.
Was ist mit alten Akten? Digitalisierung spart zuerst Papier, etwa beim Haushaltsplan, einem dicken, schweren Wälzer, der früher auf dem Tisch jedes der 23 Mitglieder des Gemeinderates lag. Heute hat jeder die Zahlen digital auf seinem Tablet-Computer, und es kursieren nur noch ganz wenige ausgedruckte Exemplare im Rathaus.
Umzug in die Händelstraße
Als ein Teil der Stadtverwaltung im vergangenen Jahr an den Marktplatz und in die Butschstraße zog, war dies ein willkommener Anlass, alte Akten einzuscannen und zu digitalisieren. Die Aktenberge hätten sonst in die neue Außenstelle der Stadtverwaltung wandern und nach Fertigstellung der Sanierung des Rathauses und des Anbaus wieder zurückgebracht werden müssen. Nun ist im Juni der Umzug der restlichen Mitarbeiter der Stadtverwaltung in die Händelstraße 16 (ehemaliges Karl-Hohner-Heim) geplant, deshalb soll die Digitalisierung der Altakten vorangetrieben werden. Viele davon befinden sich noch in der Registratur im Keller des jetzigen Rathausanbaus, der komplett abgerissen wird.
„Wir müssen noch 1,2 Millionen DIN-A-4-Seiten oder große Pläne einscannen“, berichtete Gordana Babic kürzlich im Gemeinderat. Das können nicht die Mitarbeiter der Stadt selbst machen, dafür wird ein spezialisiertes Unternehmen beauftragt. Für knapp 93.400 Euro soll dies die US-Firma Iron Mountain übernehmen, die Kunden in 61 Ländern hat und in Trossingen schon beim Umzug der Büros an den Marktplatz gute Arbeit geleistet hat.
Kosten senken
Das Unternehmen bringt die Akten mit dem Lkw nach Polen, wo sie eingescannt werden. Die Kosten betragen acht Cent pro Blatt. Aufgrund der bisherigen Arbeiten weiß man bei der Stadtverwaltung, dass die Qualität der Scans von Iron Mountain sehr gut ist. „Um Kosten zu senken, wurden alle Mitarbeiter angewiesen, alle Akten auszusortieren, die nicht notwendig sind“, so Gordana Babic. Die Originaldokumente werden nach dem Scannen vernichtet.
Bei den Statik-Akten der Baubehörde wird, wie Bürgermeisterin Susanne Irion sagte, noch überlegt, ob sie den Hauseigentümern zugeschickt oder vernichtet werden. Die meisten Akten müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, nach zehn Jahren werden deshalb auch die meisten PDFs automatisch gelöscht.
Das meiste „Verwaltungsgruscht“
„Eine Lutherbibel kann man heute noch aufschlagen und lesen, aber ich weiß nicht, ob man in 400 Jahren noch Akten von uns lesen kann“, meinte CDU-Stadtrat Jürgen Vosseler zu der vorgesehenen Digitalisierung. Die meisten anfallenden Akten seien heute Buchungsbelege oder Projektunterlagen und weniger die historischen Gemeinderatsprotokolle aus dem Jahr 1850, also „Verwaltungsgruscht“, wie es Gordana Babic nannte. Dennoch achte man auf Sicherheit: Festplatten mit einer Sicherheitskopie aller Daten werden an verschiedenen Orten aufbewahrt.
Welche Stellen fallen weg?
Petra Hermann (CDU) wollte wissen, wie viele Arbeitsplätze durch die Digitalisierung wegfallen. Gordana Babic sagte dazu, es gehe darum, die Aufgaben erledigen zu können trotz geringerer Mitarbeiterzahl, weil viele in den Ruhestand gingen. Aktuell spare man eine viertel Stelle ein, weil jemand damit beschäftigt sei, Dokumente einzuscannen, informierte Bürgermeisterin Susanne Irion.