Die Müllheimer Stadtverwaltung will Künstliche Intelligenz sinnvoll einsetzen. Dazu verabschiedete der Gemeinderat eine Richtlinie.
Diese soll grundsätzlich den dienstlichen Gebrauch regeln. Schon seit längerer Zeit beschäftigt dich das Team um Hauptdezernent Dominik Fröhlin mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Verwaltungsalltag. Ein erstes Zeichen in der Öffentlichkeit setzte die Stadt mit einem Beschluss im Ortschaftsrat von Feldberg, der versuchsweise auf die KI bei der Protokollierung der Ratssitzungen zugreifen soll. Besondere Herausforderung dabei wird wohl die alemannische Mundart sein.
Nun geht das Hauptdezernat weitere Schritte. Fröhlin sieht vor allen Dingen einen sinnvollen Einsatz bei der automatisierten Dokumentenverarbeitung, von Chatbots und virtuelle Assistenten für Bürgerfragen zu Dienstleistungen, Öffnungszeiten, Formularen und anderen eher niederschwelligen Angebote, wie der Hauptdezernent in der jüngsten Sitzung des Gemeinderates berichtet. Wichtig für ihn: „Diese Angebote müssen deutlich als Produkt der KI gekennzeichnet werden.“
Fröhlin sieht Potential in der KI mit Blick auf ein deutlich ausgeweitetes Serviceangebot auch jenseits der klassischen Öffnungszeiten im Rathaus, beim Dokumentenmanagement in der Verwaltung als auch im Winterdienst. Dort könnten, so die Vorstellung Fröhlins, per Sensoren und KI frühzeitig die Glatteisbildung identifiziert und rasches Handeln an den Bereichen ausgelöst werden.
Die Ergebnisse müssten hinterfragt, auf Plausibilität geprüft, im Sinne auf personenbezogenen Daten und Amtsgeheimnis geachtet werden. Deshalb komme für den Hauptdezernenten nur eine „schwache KI“ in Frage, die auf eine bestimmte Aufgabe zugeschnitten werde und die von den Mitarbeitenden kontrolliert werden könne und für die das Personal auch Verantwortung trage.
Die Vorzüge aus der Nutzung der KI für die Mitarbeiter lägen nach Überzeugung Fröhlins auf der Hand. Er geht von einer Zeitersparnis aus, weil Routineanfragen schneller bearbeitet werden könnten, der Fokus wieder auf die Beratung konzentriert und damit mehr Zeit für komplexe Bürgeranliegen vorhanden wäre. Ferner könnte seiner Überzeugung nach durch optimierte Verwaltungsabläufe die Effizienz der Verwaltung deutlich gesteigert werden. Im Ergebnis soll durch einen besseren Service für die Bürgerschaft auch deren Zufriedenheit gesteigert werden. Um diese Ziele zu erreichen müssen nach den Worten Fröhlins einige Voraussetzungen erfüllt werden. Es geht um Transparenz, die Entscheidungswege nachvollziehbar machen, die Mitarbeitenden müssen bei der Einführung der KI wegen der notwendigen Akzeptanz eingebunden werden, rechtliche wie ethische Fragen müssten im Sinne des Datenschutzes geklärt werden. „Für unsere Mitarbeiter wird es einen KI-Führerschein geben, dem eine entsprechende Schulung im Umgang der KI vorausgehen wird“, erklärte der Hauptdezernent.
Doch wie sieht es mit den Kosten aus? Welches System soll eingesetzt werden? Zum Zug soll ein spezielles KI-System kommen, das in Modulen angeboten und über ein Credit-System gebucht werden könne. Fröhlin machte deutlich, dass dieses System sehr flexibel sei und mit überschaubaren Kosten gebucht werden könne.
„Wir konzentrieren uns vorerst auf die Kernverwaltung und nutzen die KI für Präsentationen, für Zusammenfassungen von Unterlagen. Sorge bereitete manchen Ratsmitgliedern die Gefahr, Einfallstore für Hacker zu schaffen, die beispielsweise zu Verfälschungen von Bescheiden führen könnten.
„Wir müssen beim Einsatz der KI gewisse Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllen“, anwortete der Hauptdezernent und schloss Probleme durch Eindringen Fremder ins System grundsätzlich aus.
Am Ende stimmten 27 Ratsmitglieder für den Einsatz und die Verabschiedung der notwendigen Richtlinien, ein Mitglied enthielt sich der Stimme.