Die Verwaltung setzt bei Gemeinderatssitzungen künftig auf künstliche Intelligenz. Die soll sich während einer Testphase im Protokollieren beweisen – und kräftig Geld einsparen.
Gemeinderatssitzungen in Bad Liebenzell sind im Vergleich zu anderen Kommunen eine Wundertüte. Zwar geht es dort auch um die einzelnen Punkte der Tagesordnung.
Doch in Liebenzell dauert es aufgrund von erhöhtem Diskussionsbedarf auch gern etwas länger. Dabei muss stets jemand aus dem Hauptamt mitschreiben. Denn jede Sitzung muss protokolliert werden. Verlauf, Abstimmungen und Beschlüsse der Sitzungen werden so festgehalten.
Großer Aufwand Im Zweifelsfall haben diese Protokolle deshalb sogar juristische Relevanz. Der Gemeinderat stimmt über jedes einzelne Protokoll ab. Fällt einem im Gremium ein Fehler auf, muss dieser korrigiert werden.
Für die Verwaltung ist das ein hoher Aufwand. Denn es bedarf nicht nur einer Person, die in die Sitzung kommt und protokolliert. Das Protokoll muss auch abgetippt und in Form gebracht werden. Und weil die Sitzungen inklusive nicht öffentlichem Teil in Bad Liebenzell oft über fünf Stunden dauern, fällt einiges an Schreibarbeit an.
Und die will die Verwaltung nun vereinfachen. Wie Hauptamtsleiter Fabio Hubert in der jüngsten Sitzung erklärte, soll bei der Protokollierung künftig künstliche Intelligenz zum Einsatz kommen. „Das würde uns massiv Ressourcen sparen“, sagte er. Über 100 Kommunen setzten schon auf diese Software-Lösung.
Durchschnittlich sei eine Zeitersparnis von 70 Prozent zu verzeichnen. Hubert schlug eine dreimonatige Testphase vor, in der alle öffentlichen Teile der Rats- und Ausschusssitzungen durch KI protokolliert werden. Die Kosten für die Testphase lägen bei rund 400 Euro.
Tonmitschnitte Grundlage dafür sind Tonmitschnitte der Sitzungen. Mittels Spracherkennung kann die Software die einzelnen Aussagen dann zu einem Protokoll zusammenfassen. Am Ende hat aber immer noch ein Verwaltungsmitarbeiter ein Auge darauf, dass alles richtig im Protokoll landet. Das Mitschneiden von Sitzungen ist zwar grundsätzlich verboten. Ausnahmen gibt es zum Beispiel für die Presse und die Verwaltung selbst, allerdings nur in öffentlichen Sitzungen. Deshalb sind die nicht öffentlichen Sitzungen auch nicht Teil der Testphase.
„Alles ist datenschutzkonform“, sagte Hubert. Die Tonaufzeichnung werde nur für die Protokolle verwendet. Die Daten würden nach „modernsten Standards verschlüsselt und sicher verarbeitet“. „Wir schauen, ob es uns wirklich was bringt“, so Hubert.
Nach der Testphase folge die Evaluation. Gab es wirklich die versprochene Zeitersparnis? Ist die Software in der Handhabung einfach? Wie hoch ist die Qualität der Transkription? All das solle geklärt werden. Bei einer Gegenstimme von Norbert Maier (AfD) stimmte der Gemeinderat für die Testphase.
Datenschutz Katrin Heeskens (UL) war aber schon jetzt begeistert und forderte mehr Einsatz von KI bei Verwaltungsaufgaben.
Die Software könne zum Beispiel Sitzungsvorlagen verfassen, meinte sie. „Das spart uns viel Personal und Geld“, sagte sie. Hubert versicherte, dass die Verwaltung an dem Thema dran sei.
Allerdings spiele der Datenschutz in öffentlichen Verwaltungen eine große Rolle. Deshalb müsse man auf Chatbots des kommunalen Rechenzentrums setzen.