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Finanzcheck Spenden bis Versicherung

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Spenden, Zuschüsse, Neuanschaffungen: Wer im Verein die Kasse verantwortet, hat oft auch mit Bargeld zu tun.  Foto: Warnecke
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Spenden, Zuschüsse, Neuanschaffungen: Wer im Verein die Kasse verantwortet, hat oft auch mit Bargeld zu tun. Foto: Warnecke

Ohne Geld geht gar nichts, auch im Verein nicht. Egal, ob der Sportclub, Wohltätigkeitsverein oder die Nachbarschaftshilfe über viel oder wenig Geld verfügt - in jedem Fall ist es wichtig, dass ein Mitglied des Vorstands alles Finanzielle ständig im Blick hat. Das ist der Schatzmeister - oder Kassenwart, Kassierer, Kassenführer und in moderneren oder auch größeren Vereinen Finanzvorstand, erklärt Christoph Hüttig von der Stiftung Mitarbeit.

Welche Aufgaben hat der Schatzmeister?

"In aller Regel verwaltet er die Finanzen und das Vermögen eines rechtsfähigen und eingetragenen Vereins", so Hüttig. Er erhebt und verwaltet die Mitgliedsbeiträge, schreibt gegebenenfalls Mahnungen, nimmt Spenden entgegen und stellt Spendenbescheinigungen aus. Zudem verantwortet und kontrolliert er den gesamten Zahlungsverkehr des Vereins. "Dabei muss er auf eine genaue Dokumentation achten", erklärt der Finanzberater Rudolf Schneider aus Mettlach (Saarland). 

Er übernimmt es auch, Aufwendungen für ehrenamtliche Helfer und Mini- oder Midijobber korrekt zu verbuchen und sie gegebenenfalls bei der Sozialversicherung anzumelden, ergänzt Rene Hissler, Vorstand des Bundesverbands deutscher Vereine & Verbände (bdvv).

Was macht der Schatzmeister sonst noch?

Er erstellt Steuererklärungen und zahlt für den Verein Steuern. "Dies geschieht oft in Kooperation mit Steuerberatern", so Hüttig. Außerdem bereitet er den jährlichen Rechenschaftsbericht (Kassenbericht) vor. Er prüft, ob die Ausgaben des Vereins satzungskonform sind und ist dafür verantwortlich, Material anzuschaffen und abzurechnen.

Wie kann ein Verein ein Konto eröffnen?

Nicht eingetragene Vereine können bei Geldinstituten ein sogenanntes Treuhandkonto (auch: Anderkonto) eröffnen. Kontoinhaber ist meistens der Schatzmeister oder Vereinsvorsitzende, der das Konto für den Verein treuhänderisch führt. "Dadurch ist sichergestellt, dass das Guthaben nicht zum jeweiligen Privatvermögen gerechnet wird", erläutert Hissler.

Eingetragene Vereine sind dagegen selbst juristische Personen. In dem Fall eröffnet der Vorsitzende das Konto auf den Namen des Vereins, und der Schatzmeister erhält laut Hissler eine Kontovollmacht.

Welche Vorgaben gibt es für Spenden, Zuschüsse, Mitgliedsbeiträge?

Generell sind Einnahmen aus Spenden und Zuschüssen für den Verein immer steuerfrei, eine Höchstgrenze gibt es nicht. Haben die Spender oder Zuschussgeber das Geld einem bestimmten Zweck zugedacht, darf es nur dafür eingesetzt werden.

Ein Verein darf nur dann eine Spendenbescheinigung ausstellen, wenn der Fiskus ihn als steuerbegünstigt anerkannt hat - weil er gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgt. Das Finanzamt erteilt dazu einen sogenannten Freistellungsbescheid. "Ab einer Spende in Höhe von 200 Euro müssen Spendenbescheinigungen ausgestellt werden", sagt Schneider. Spender und Zuschussgeber können dann die jeweiligen Summen in ihrer Steuererklärung geltend machen.

Wie funktioniert die Kassenprüfung?

Die Kassenprüfung erfolgt jährlich, nach Abschluss des Geschäftsjahres. Dabei soll geprüft werden, ob der Schatzmeister korrekt mit dem Geld im Verein umgegangen ist. "Als Kassenprüfer kommen überwiegend Mitglieder des Vereins mit einer gewissen Zahlenaffinität oder Ausbildung, manchmal auch externe Prüfer wie Steuerberater, zum Einsatz", erläutert Hüttig.

Sie prüfen auf der Grundlage der Geschäftsunterlagen des Vereins zumeist auszugsweise die Unterlagen. Sie sehen die gesammelten Belege durch und kontrollieren die Buchführung. Gleiches gilt für die Einnahmen-Überschussrechnung sowie für den Kassenbericht des Schatzmeisters.

Was ist die Entlastung des Schatzmeisters?

Das bedeutet, dass er aus Sicht der Prüfer seine Arbeit ordnungsgemäß erledigt hat. Alle Finanztransaktionen sind belegt, es wurden nur notwendige Ausgaben getätigt. "Entlastung bedeutet, dass er später nicht mehr zur Haftung herangezogen werden kann", so Schneider.

Die Mitgliederversammlung entlastet nicht nur der Schatzmeister, sondern den gesamten Vorstand. "Dieses Gremium kann aber nur entlastet werden für Angaben, die bekannt sind", betont Hissler. Stellt sich zu einem späteren Zeitpunkt heraus, dass wichtige Angaben nicht im Geschäftsbericht oder in der Buchhaltung enthalten sind, ist der Vorstand für diese Aktivität nicht entlastet. "Es kann auch vorkommen, dass es bei Beanstandungen eine Teilentlastung für unkritische Bereiche gibt", erklärt Hüttig. Damit verbunden ist dann die Auflage, die beanstandeten Punkte zu korrigieren. Die restliche Entlastung gibt es dann bei der nächsten Mitgliederversammlung.