Gemeinderat: Das Rathaus Bitz stellt auf die elektronische Aktenführung um
Bitz (mak). Im Rathaus Bitz wird die elektronische Aktenführung Einzug halten; einem entsprechenden Antrag der Gemeindeverwaltung hat der Gemeinderat in seiner jüngsten Sitzung zugestimmt.
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems mit Namen Regisafe soll es möglich machen, Anträge von Bürgern, etwa auf Anmeldung eines Hundes, auf eine Schankerlaubnis oder auf Plakatierung, digital entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Auch interne Prozesse, zum Beispiel Bebauungsplanänderungsverfahren, Personalien oder Wohnungsvermietungen, ließen sich digitalisieren und selbst wichtige Dokumente digital signieren.
Der Gesetzgeber dringt auf Modernisierung
Die Gemeinde Bitz käme damit einer Pflicht nach, die ihr durch das sogenannte Onlinezugangsgesetz (OZG) auferlegt wurde, nämlich bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten.
Dafür muss freilich erst einmal die entsprechende IT-Infrastruktur geschaffen werden. Die Firma Comundus Regisafe GmbH bietet die Einführung der elektronischen Aktenführung noch bis zum 30. Juni als "start:E-Paket" zu günstigen Konditionen an, und dieses Schnäppchen mochten sich die Bitzer natürlich nicht entgehen lassen.
Nur ein Teil der Kosten fällt 2021 an
Das Paket kostet inklusive Einrichtung 13 900 Euro brutto; hinzu kommen rund 3000 Euro brutto für die "Exchange Synchronisation", die Synchronisierung der E-Mail-Server und Termine, die als Software überwiegend Outlook nutzen, mit Regisafe. Schulungen sind auch erforderlich; die zwei geplanten Schulungstage und eine Mitarbeiterversammlung schlagen mit etwa 5000 Euro zu Buche.
Da sich der Einführungsprozess über mehrere Monate erstrecken wird, fällt nur ein Teil der Kosten in diesem Jahr an. Das ist gut für die Bitzer, denn im laufenden Finanzhaushalt 2021 stehen nur 4800 Euro zur Verfügung; die weiteren Ausgaben müssen im Haushalt 2022 eingeplant werden. Die Schulungstage sind kein Problem: Sie werden über den Ergebnishaushalt abgerechnet, in dem ausreichend Mittel zur Verfügung stehen. In einem weiteren Schritt sollen von 2022 an auch Rechnungsanweisungen elektronisch bearbeitet werden – derzeit werden lediglich die Rechnungsbelege elektronisch archiviert, aber Bearbeitung und Auszahlung erfolgen noch auf Papier. Für die Digitalisierung muss das Rechenzentrum Komm.ONE eine Schnittstelle in der Finanzsoftware SAP einrichten, was weitere 3500 bis 5000 Euro kosten dürfte.
