Die Stadt Triberg treibt die Digitalisierung voran und plant die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Mit dem System „Enaio“ von KommOne sollen Abläufe künftig optimiert werden. Die Umsetzung kann jedoch frühestens 2026 erfolgen.
Die Stadtverwaltung soll digitaler werden. In einem ersten Schritt soll nun ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt werden, als zentralen Baustein. Ziel dabei sei es laut Daniel Forwig, Dokumente nach einem einheitlichen Schema (Aktenplan) digital abzulegen, um eine rechtskonforme Aufbewahrung bis hin zu einer möglichst papierlosen Verwaltung.
Hinzu komme, dass Fristen zur Umsetzung von Rechtsgrundlagen bestünden – somit liege Handlungsbedarf vor. Daher habe sich die Verwaltung intensiv mit dem DMS beschäftigt und sich zwei Systeme zeigen lassen. Am Ende habe man sich für das Programm „Enaio“ von KommOne entschieden, da vor allem die Schnittstellenfähigkeit insbesondere im Finanzbereich von Vorteil sei, so Forwig..
Zunächst müsse dazu die Basisinstallation und die Einführung der E-Akte erfolgen, als Grundlage für alle weiteren DMS-Anwendungen. Sobald dies erledigt sei und sich im Arbeitsalltag etabliert habe, sei es möglich, Schritt für Schritt weitere Programmteile einzurichten – beispielsweise auch ein Ratsinformationssystem.
Es gibt auch ein Manko
Das Manko: Aufgrund hoher Nachfrage bei KommOne und hausinternen Vorarbeiten sei eine Umsetzung frühestens im Jahr 2026 möglich. Trotzdem sollte eine Auftragserteilung schnellstmöglich erfolgen.
Im Jahr 2025 müsse man 25 000 Euro bereitstellen, im Haushalt 2026 sollten dann weitere 17 000 Euro bereitgestellt werden – die einmaligen Kosten für die Basisinstallation beliefen sich somit auf 42 000 Euro. Dazu kommen jährliche laufende Kosten von 6500 Euro. „Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten“, stellte Klaus Wangler (CDU) fest. Daher befürworte seine Fraktion diesen Schritt. Ob es das beste System für die Stadt ist, überlasse man der Entscheidung der Verwaltung. „Wir hoffen, dass letztlich auch der Gemeinderat davon profitiert“, so sein Statement.
Michael Hummel (FWV) verdeutlichte, dass auch die Freien Wähler dabei seien. In Zeiten zunehmender Digitalisierung sei das ein notwendiger Schritt, allerdings steige damit auch die Abhängigkeit.
Größerer EDV-Apparat notwendig
Mike Mauscherning (SPD) betonte, dass er sich freue, dass die Digitalisierung auch in Triberg Einzug halte, räumte aber zugleich ein, dass ihm bekannt sei, dass sich beispielsweise Furtwangen anders entschieden habe. Hierzu erfuhr er, dass dazu ein größerer EDV-Apparat notwendig wäre, den man in Triberg einfach nicht habe.
„Wir brauchen einen starken Partner. Und KommOne funktioniert zuverlässig“, deutete Forwig. Ihm sprang Hauptamtsleiterin Barbara Duffner zur Seite: Die gesamte Verwaltung arbeite mit KommOne und müsste bei einer anderen Entscheidung komplett umgestellt werden. Kämmerin Christin Rinnus wusste dazu, dass Furtwangen dabei sei, die komplette Verwaltung umzustellen – „das können wir uns schlicht nicht leisten.“
Jens Wallishauser (FWV) zeigte auf, dass die Einführung eines solchen Systems mit einer Einsparung verbunden sein sollte. Allerdings bedeute es zunächst viel Mehrarbeit. Dem hielt Forwig entgegen, dass bei diesem System die Daten in jedem Fall „im Haus“ blieben.
Der Rat beschloss einstimmig die Einführung des DMS und stellte für die kommenden Haushalte die Kosten bereit.