Der neue Digitalisierungsbeauftragte Julian Kopp hat sich sechs Wochen umgesehen – und dabei viele Ansatzpunkte für eine Verbesserung der digitalen Verwaltung in Sulz gefunden.
„Es ist beachtlich, was sich in sechs Wochen alles an neuen Erkenntnissen ergeben hat“, findet Bürgermeister Jens Keucher. Denn in der Sitzung des Verwaltungsausschusses hatte Julian Kopp, der neue Digitalisierungsbeauftragte der Stadt, die ersten Ergebnisse seiner Arbeit vorgestellt.
„Aktuell werden per E-Mail kommende Rechnungen ausgedruckt, intern per Hauspost verschickt, geprüft, unterzeichnet, wieder eingescannt und letztendlich im Ordner abgeheftet“, gibt Kopp den momentanen Sachstand wieder. Und nennt eine Größenordnung. „2025 hat es 23.000 Buchungen geben“, spricht er die schiere Menge der analogen Arbeitsschritte an.
Digitaler Bauantrag?
Diesen Bereich wolle er so weit wie möglich digitalisieren, damit die Mitarbeiter mehr Zeit für die eigentliche Arbeit für und mit den Bürgern haben. „Das ‚Papierlose Rathaus 2030 ‘ ist das Ziel“, nennt Keucher, bei dem Kopps Aufgabe als Stabsstelle direkt angegliedert ist, einen Richtwert. Ob man die Marke erreichen werde, müsse man in den nächsten Jahren eben sehen.
Aber mindestens genauso wichtig sei die Frage: „Was kann schon morgen umgesetzt werden?“ Erste Schritte solle es da zum Beispiel in Richtung Bauamt sowie bei den Bürgerdiensten geben, überlegt Kopp.
Eine Datenbank für alles
Ein Projekt, das wohl deutlich mehr Zeit in Anspruch nehme, sei die Protokollierung von Sitzungen, die, Stand jetzt, noch vollständig per Hand erfolge. Dabei könne der Einsatz von KI viel Arbeit abnehmen. Doch Keucher steckt die Kriterien hoch. „Bei der digitalen Protokollierung muss die KI das Schwäbische aber schon korrekt aufnehmen“, schmunzelt er.
Langfristig hat Kopp den Aufbau eines Dokumentenmanagement-Systems vor Augen. Mit Hilfe einer entsprechenden Datenbank können elektronische Dokumente künftig digital bearbeitet und abgespeichert werden. Der Vorteil: Der Gang zum jeweiligen Aktenordner im Schrank entfällt, da man mit einem Klick Zugriff auf alle nötigen Formulare hat.
Bürger-Angebot verbessern
„Angesichts des Fachkräftemangels ist es wichtig, Verwaltungsprozesse effizienter zu machen“, sieht Keucher große Chancen für seine Mitarbeiter. Und Stadtrat Thomas Mutschler (FWV) blickt von der anderen Seite auf die anstehende Digitalisierung.
„Den Bürgern muss am Ende auch bewusst sein, was für Sachen man alles digital erledigen kann“, spricht er den kundenorientierten Aspekt an. Denn darauf kommt es letztendlich an: Verwaltungsprozesse zu modernisieren und das digitale Angebot für die Bürger zu verbessern.