„Von der Amtsstube zum hybriden Multispace“ – das ist der Arbeitstitel für Florian Klings neuesten Schachzug. Die Büros im ersten Stockwerk des Rathauses weichen dabei einer offenen, nach Funktionen unterteilten Arbeitsfläche. Auch das des OBs.
„Hybrider Multispace“ – was ein wenig nach Raumschiff Enterprise klingt, soll noch dieses Jahr im Calwer Rathaus umgesetzt werden. Heißt: Es wird keine klassischen Ein-Personen-Büros mehr geben, sondern nach ihrer Funktion unterteilte Räume. Zumindest im ersten Obergeschoss des Rathauses. Dort, wo auch Oberbürgermeister Florian Kling sein Büro hat – noch. Auch das soll dann der Vergangenheit angehören.
Amtsstube. Ein Wort, das OB Kling so gar nicht leiden kann. Angestaubt klinge das, meint er. Nach gehäkelten Sitzkissen und Schränken voller Akten. Denen hat das Calwer Stadtoberhaupt ja ohnehin den Kampf angesagt. Er treibt die Digitalisierung der Verwaltung seit Beginn seiner Amtszeit entschieden voran. Die Umstellung auf die E-Akte sei „quasi umgesetzt“, meinte er im November vergangenen Jahres.
Problem Nur damit wird auch das möglich, was Kling im Rathaus als nächstes vorhat: Er möchte zunächst im ersten Stock, später möglichst im ganzen Haus, weg von der jetzigen Büro-Aufteilung. Weg von der Amtsstube eben, in der ein Mitarbeiter oder in manchen Fällen auch mehrere, sich ein festes Büro teilen. In Zeiten von Homeoffice und papierlosem Arbeiten sei das nicht mehr zeitgemäß, betont Kling. Viele der Büros stehen ständig leer, weil die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Trotzdem platzen die Verwaltungsgebäude aus allen Nähten. Jüngst musste beispielsweise für den neuen Gutachterausschuss extra eine Wohnung auf dem Marktplatz angemietet werden, weil sonst kein Platz mehr war. Es sei „irrwitzig“, für jeden ein Büro vorzuhalten, so Kling. Dadurch entstünden nur Schreibtischfriedhöfe.
Lösung Hier kommt der sogenannte „Hybride Multispace“ als Lösung ins Spiel. Die Zwischenwände vom Foyer zu den Büros sollen dafür weichen. In den dadurch geschaffenen offenen Bereichen sollen Sitzgelegenheiten, Schreibtische, Plätze für den Austausch geschaffen werden. Freilich werden auch geschlossene Besprechungsräume sowie ein Zimmer für konzentriertes Arbeiten eingerichtet, fügt Kling an. Komplettiert werden soll das Konzept durch Telefonzellen, also kleine schallgeschützte Räumchen, sowie einen Kreativraum, in dem es sogar Legosteine geben soll – was wohl nachweislich auch bei Erwachsenen die Kreativität und Konzentration fördern soll, erklärt der OB.
Als Raumtrenner sollen Pflanzen und Pinnwände dienen, die den Raum gleichzeitig auch gemütlicher machen sollen.
Jeder Mitarbeiter kann sich mit seinem Laptop an jeden der Schreibtische setzen, erklärt er die Vorgehensweise. Braucht er oder sie einen speziellen Raum, beispielsweise für eine Besprechung, muss der vorher online gebucht werden. Kling geht aber nicht davon aus, dass es hierbei zu Problemen wegen zu hoher Nachfrage kommen wird. Insgesamt entstünden durch die Neuerung sogar mehr Arbeitsplätze als zuvor. Ihre persönlichen Gegenstände dürfen die Mitarbeiter in den Schränken lagern, die früher voller Ordner standen, sagt Kling.
Arbeiten Die für den „Multispace“ notwendigen Arbeiten sollen, wenn es nach dem OB geht, noch vor den Sommerferien ausgeschrieben und vergeben werden. Die Umsetzung könnte dann im Herbst vonstatten gehen. Das Komplizierteste daran, erläutert er, sei es, die Wände herauszureißen. Für die Umbauarbeiten sowie die Möblierung und die Konzeption durch das Unternehmen „Gründerschiff“ werden rund 50 000 Euro kalkuliert. Zum Glück, so Kling, habe man im Zuge der Rathaus-Sanierung keine neuen Möbel gekauft. Deshalb lohne sich eine Investition in neue nun umso mehr.
Experiment Der OB hofft durch das Konzept auf „lockere Teamarbeit“, bei der das Ergebnis im Fokus steht. Die Mitarbeiter sollen gerne ins Rathaus kommen, um sich zu vernetzen – ansonsten aber auch von überall anders aus arbeiten dürfen. Das, unterstreicht er, mache die Stadt zu einem modernen und attraktiven Arbeitgeber. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels unabdingbar. Kling sei sich aber auch darüber bewusst, dass das Ganze „ein Experiment“ ist. Das freilich auch schiefgehen kann. Auch er selbst hat Respekt davor, sein Büro aufzugeben, an dem er durchaus hängt. Aber genau deshalb ist es ihm wichtig, als Vorbild voranzugehen, „bevor ich meinen Mitarbeitern das Büro wegnehme“. Mit dieser Entscheidung dürfte er einer der ersten OBs überhaupt sein, die ihr Büro aufgeben.
Die von der Änderung betroffenen Mitarbeiter sind motiviert und offen, freut sich Kling. Und hofft, langfristig allen Verwaltungsmitarbeiter damit Lust auf das neue Arbeiten zu machen. Wenngleich es in den anderen Gebäuden noch lange dauern dürfte, bis sie so weit sind. Dort steht nämlich immer noch alles voller Aktenschränke.