E-Mails erleichtern vieles. Doch mitunter wird man mit der Flut der elektronischen Post gar nicht mehr fertig.
Richard U., 56, Sachbearbeiter bei einem Finanzdienstleister, war monatelang krankgeschrieben. Erst Anfang Januar wagte er sich langsam wieder an die Arbeit. Burn-out hat ihn aus der Spur geworfen - er macht den Stress im Job verantwortlich, der E-Mail-Flut wurde er einfach nicht mehr Herr. Erst eine intensive psychologische Behandlung hat ihn wieder auf die Beine gebracht.
Dabei will niemand, der vernetzt ist, auf die elektronische Nachrichtenübermittlung mehr verzichten. Rund 60 Prozent aller Deutschen über 14 Jahren verschicken heute Mails. Täglich wird weltweit mehr als 60 Milliarden Mal auf den Sendebutton gedrückt. Doch die moderne Technologie kann den Einzelnen ziemlich unter Druck setzen: Richard U. hatte bis zu 30 Mails am Tag zu bearbeiten. "Ich hab' mich gefühlt mich wie in einem Hamsterrad - meine Kunden wollten immer sofort eine Antwort. Nur wenige Anfragen konnte ich delegieren, weiterleiten oder sofort löschen." Zwischendurch vibrierte das Blackberry immer wieder, Kollegen kamen ins Zimmer und verlangten nach Rücksprache.
Irgendwann merkte er dann, dass sein Körper nicht mehr mitmachte. "Es fing mit ständigen Erschöpfungszuständen an, mit Rückenschmerzen, mit Schweißausbrüchen bei Termindruck, dann kamen bleierne Müdigkeit, Antriebslosigkeit, Konzentrationsmängel, Stimmungstiefs und Herzrhythmusstörungen hinzu. Oft war ich wie erschlagen, wenn ich nach Hause kam." Als Richard U. auf Anraten seines Arztes nicht mehr zur Arbeit ging, brauchte er zehn Wochen, um die Erschöpfung zu überwinden.
Das ist kein Einzelfall. Nach einer im vergangenen Jahr veröffentlichten Studie der Techniker-Krankenkasse (TK) fühlt sich jeder dritte Angestellte in Deutschland durch E-Mails oder Spams massiv gestresst. 100, ja auch 200 Mitteilungen pro Tag sind keine Seltenheit, die alle zumindest angeschaut sein wollen. "Die unkontrollierte Informationsflut vor allem durch E-Mails und das damit verbundene ständige Unterbrechen des Arbeitsablaufs führt auf Dauer zu Gereiztheit und Stress", sagt TK-Experte Peter Schieber. "Die Folgen sind psychische Krankheiten, sinkende Arbeitszufriedenheit und die Zunahme von Krankheitstagen." Er sieht ein echtes Problem für die Volksgesundheit. Nach seiner Erkenntnis sind die Deutschen wegen ihres oft übersteigerten Perfektionsdrangs besonders gefährdet: "Bei uns müssen die E-Mails makellos sein, die Anrede muss stimmen, und in der Regel lässt man noch das Rechtschreibprogramm drüberlaufen. In Amerika ist die Fehlertoleranz viel größer."
Forscher haben schon vor ein paar Jahren herausgefunden, dass die E-Mail-Flut zu einem deutlichen Leistungsverlust führen kann. Bei einem Konzentrationstest der Universität London schnitten die Teilnehmer, die mit E-Mails, SMS und Telefonaten bombardiert wurden, noch schlechter ab als Probanden, die vorher ordentlich Marihuana geraucht hatten.
E-Mails können krank machen
Tatsächlich wirken E-Mails auf manche wie eine Droge. "Wir können gar nicht anders, als beim Auftauchen einer neuen Nachricht den Eingangskanal automatisch ein- und alle anderen Prozesse auf Stand-by zu schalten", schildern die Unternehmensberater Günter Weick und Wolfgang Schur. Das alles laufe komplett unbewusst ab. Und so wird der Segen für viele zum Fluch.
Professor Gerhard Reister, Facharzt für Psychotherapie in Bad Teinach, betreut in seiner Praxis immer häufiger Patienten, die unter Burn-out leiden. Typisch für dieses Syndrom sei das Gefühl der Ohnmacht, den täglichen Anforderungen nicht mehr gewachsen zu sein. "Dies kann auch durch E-Mails ausgelöst werden", so Reister. Die Anpassungsfähigkeit des Menschen an die moderne Kommunikationstechnik sei eben begrenzt, sagt der Psychotherapeut. Es gehe um die mangelnde Fähigkeit zur Selbstorganisation, das fehlende Talent zum souveränen Eigenmanagement. Reister beklagt, dass diejenigen, die unter beruflichem Stress litten, erst zu ihm kommen, "wenn es schon ziemlich spät ist und die Depression schon eingesetzt hat". Dabei sei das Burn-out-Syndrom allgemein anerkannt.
Die Bereitschaft der Arbeitgeber, mit dem Phänomen umzugehen, sei ganz unterschiedlich: "Bosch zum Beispiel macht in der Richtung sehr viel, es gibt Kurse für Führungskräfte, aber in vielen anderen Betrieben wird die Krankheit einfach nicht wahrgenommen, sie wird kleingeredet oder als Anzeichen von Schwäche interpretiert."
Als ein Alarmsignal für beginnendes Burn-out nennt Reister die nachlassende Lust, zur Arbeit zu gehen. "Dann kommt Erschöpfung hinzu, man ist müde und muss sich regelrecht aufraffen, seinen Tag zu meistern." In dem Stadium müsse man aber nicht gleich den Arzt aufsuchen, es genüge meistens schon ein Gespräch mit nahestehenden Personen über die wachsende Arbeitsbelastung. "Wenn die Leute über ihr Problem sprechen, was sie sich aus Scham oft nicht trauen, hätte man schon einiges gewonnen." Wichtig sei auch der Umgang mit der Situation selbst, sagt Reister. Die Frage sei: "Kann ich mit meiner Situation auch anders umgehen?"
Richard U. ist an den Schreibtisch zurückgekehrt. In den vergangenen Wochen hat er viel für seine Erholung getan, Sitzungen beim Psychologen sowie Krankengymnastik und Massage haben ihm neue Kraft gegeben. Aber er hält sich in den ersten Tagen im Job noch zurück, das Arbeitspensum will er vorläufig reduziert halten. "Ich muss erst mal schauen, was auf mich zukommt."
E-Mails können krank machen
Was tun gegen die E-Mail-Flut im Job?
Niemand muss sich von elektronischer Post erschlagen lassen, wie Experten betonen. Wer sich überfordert fühlt, der sollte eine E-Mail-Pause einlegen. Nach den Worten der E-Mail-Trainerin Carmen Diebolder reicht es völlig aus, eine Mail innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. „Oder man schickt eine kurze Nachricht, dass man die Mail erhalten hat, aber das Anliegen erst nächste Woche angehen kann und sich dann wieder meldet.“
Letztlich hängt die Beantwortung von der Dringlichkeit ab und von der Beziehung, die man zum Absender hat. Doch wenn es nicht brennt, dann muss man auch nicht Feuerwehr spielen. Im Gegenteil: Wer jede Nachricht immer prompt beantwortet, erweckt vielmehr den negativen Eindruck „nichts Besseres“ zu tun zu haben.
Eine E-Mail sollte man nicht öfter anfassen als nötig – um zu verhindern, dass sie einem Zeit stiehlt. Sinnvoll ist es, einfache Post sofort zu beantworten und die damit verbundenen Termine oder Aufgaben in seine Agenda einzutragen. Für die aufwendigeren Mitteilungen nimmt man sich dann Zeit, wenn man sie hat oder bewusst erübrigen will. Bis dahin verschiebt man diese E-Mails in einen eigenen Ordner. In einen solchen Ordner gehören auch Mitteilungen zu hausinternen Vorgängen. Vorgesetzte wollen ihre Anweisungen nicht immer wiederholen müssen.
Ein Großteil von E-Mails ist lästig (Spam). Über einen Filter können sie leicht aussortiert werden. Auch ist es empfehlenswert, Newsletter abzubestellen oder sich aus Online-Verteilern zu verabschieden.