Die Stadt Calw treibt die Digitalisierung der Verwaltung energisch voran. Nun folgt der nächste Schritt: Die Anmeldung für den Kindergarten ist ab sofort nur noch digital möglich – über eine eigens eingerichtete Plattform.
Calw - Schränke voller Ordner und Papierstapel sollen bei der Calwer Stadtverwaltung bald der Vergangenheit angehören. E-Akte heißt das Zauberwort. Die Mitarbeiter der Stadt arbeiten deshalb schon länger mit einem digitalen Verwaltungsportal.
Die Anmeldungen für die Kindergärten lief dennoch weiterhin auf Papier – und wurde dann von den Mitarbeitern in das System eingepflegt. Ab diesem Schul- und Kindergartenjahr soll dieses Prozedere gänzlich digital ablaufen. Dafür hat die Abteilung Bildung der Stadt, insbesondere deren Leiter Thomas Seifert, in den vergangenen Monaten hart gearbeitet. "Es war ein langwieriger Prozess", sagt er. Mit der einen oder anderen Stolperfalle. Ein halbes Jahr lang habe man sich intensiv mit dem System, das den Namen "Kivan" trägt, beschäftigt, Fehler ausgebessert, Daten händisch eingegeben, Mitarbeiter geschult und ausprobiert.
"Wunscheinrichtung angeben"
Auch während des Gesprächs mit unserer Redaktion klickt sich Seifert durch die Plattform und demonstriert, wie die Anmeldung für die Kinderbetreuungseinrichtungen ab sofort funktioniert. Nach der Registrierung mit den persönlichen Daten können Eltern sich einen Überblick über die Kindergärten im Stadtgebiet verschaffen. Alle – auch die der freien Träger – haben allgemeine Infos sowie Details zum pädagogischen Konzept hinterlegt. Dann geben die Eltern drei "Wunscheinrichtungen" an, in die sie ihr Kind am liebsten bringen würden und stellen einen Antrag. Automatisch wird Kindergarten Nummer eins benachrichtigt, sodass die Leitung entscheiden kann, ob noch Kapazität da ist, das Kind aufzunehmen.
Ist das nicht der Fall, gibt sie das entsprechend ein und Einrichtung Nummer zwei wird kontaktiert – bis der passende Kindergarten gefunden ist. Bisher hatten viele Eltern ihr Kind vorsichtshalber in mehreren Einrichtungen angemeldet. Für das Kindergartenpersonal bedeutete das riesigen Abstimmungsaufwand, sagt Seifert. Damit soll jetzt Schluss sein.
Ist ein Platz in der gewünschten Einrichtung frei, nimmt die Kindergartenleitung zwecks Vertrag Kontakt zu den Eltern auf. Der Vertrag wird dann ebenfalls auf der Plattform hinterlegt, sodass die Nutzer immer einen Überblick haben. Darüber hinaus errechnet "Kivan" die Gebühren, die in Calw nach dem Gehalt der Eltern berechnet werden und es können Personen hinterlegt werden, die die Kinder abholen dürfen – um nur einige der Funktionen der Plattform zu nennen. Der Datenschutz bleibe dabei in jedem Fall gewahrt, unterstreicht er.
Keine Ordner mehr wälzen
Kurzum: "Es ist eine super Plattform", freut sich Seifert. Auch für das Kindergartenpersonal. Die Leitungen können sich mit wenigen Klicks einen Überblick über ihre Gruppen verschaffen, Auswertungen vornehmen, Gruppenlisten anfertigen und natürlich die Anmeldungen bewerkstelligen. "Kivan" berge "viele Erleichterungen", betont Seifert. Nicht zuletzt seine Abteilung werde unter anderem davon profitieren, für die Errechnung der Gebühren nicht mehr Ordner wälzen, rechnen und das Ergebnis ins System einspeisen zu müssen.
Freilich ist es aber auch eine riesige Umstellung für alle Beteiligten. "Deshalb ist eine gewisse Nervosität da", räumt Seifert ein. Immerhin läuft die Anmeldung für alle Eltern, deren Kinder bis dato noch nirgendwo angemeldet sind, künftig ausschließlich digital, ohne Ausnahme. 20 Jahre lang habe man das Ganze zuvor schriftlich bewerkstelligt. Dem Leiter der Abteilung Bildung war es deshalb umso wichtiger, alle mitzunehmen und entsprechend zu schulen – so gibt es vor Ort Experten, die im Notfall aushelfen können. Eigens für die Einführung des neuen Programms wurde darüber hinaus eine Support-Adresse eingerichtet: Per E-Mail können sich Hilfesuchende an supportkivan@calw.de wenden.
Und Seifert? Der träumt davon, wie er sein Büro einrichten kann, wenn eines Tages auch der letzte Aktenordner aus dem Schrank verschwunden ist. Dank E-Akte und Co.