Auf einen Kaffee mit Janna Odenbach, Leiterin Registratur und Stadtarchiv in Donaueschingen
Von Gunter Faigle
Donaueschingen. Die Leiterin des Stadtarchivs und der Registratur, Janna Odenbach, setzt auf offene Freundlichkeit und engagiertes Mitdenken.
Frau Odenbach, als Leiterin der Registratur und des Stadtarchivs sind Sie verantwortlich für eine wichtige kommunale Gedächtnisinstitution. Was eigentlich ist eine Registratur, und worin liegt die Bedeutung des Stadtarchivs?
Registratur bedeutet die Verwaltung von aktivem Schriftgut, also zum Beispiel von Akten oder Fotomaterial, welches für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung verwahrt wird und von ihnen jederzeit wieder abgerufen werden kann. Ins Archiv kommt Material, das historisch wertvoll ist und irgendwann aufgearbeitet werden kann. Die Sperrfrist für die Nutzung durch Außenstehende beträgt allerdings in der Regel 30 Jahre ab Schließung einer Akte.
Das Berufsbild der Registratoren und Archivare ist einmal durch folgende Redewendung gekennzeichnet worden: "Staub und Byte – für alle Zeit". Finden Sie sich darin wieder?
Ja, dieser Spruch hat sehr gut getroffen, womit ich zu tun habe: mit Aktenstaub in den Regalen und natürlich mit aktuellen Verwaltungsmanagementsystemen.
Registratur ist zu einem schillernden Begriff geworden. Kann Ihre Arbeit eher als bürokratische Aktenhaltung oder als dynamisches "Records Management" mit Dienstleistungscharakter verstanden werden?
Man kann da kein Oder setzen! Denn strikte und geregelte Ordnung muss sein, aber der Umgang damit erfolgt selbstverständlich mit offener Freundlichkeit und engagiertem Mitdenken.
Was für Methoden verwenden Sie in der städtischen Registratur: Ziehen Sie nach alter Väter Sitte nach geschriebenem Aktenplan Ordner aus dem Regal oder hilft Ihnen ein EDV-Programm?
Wieder gibt es da kein Oder. Der Aktenplan der Stadt Donaueschingen richtet sich in seiner Systematik nach Empfehlungen kommunaler Spitzenverbände. Diese lassen aber genügend Spielraum, um die besonderen Donaueschinger Verhältnisse zu berücksichtigen. Unsere EDV hat den erwähnten empfohlenen Aktenplan komplett hinterlegt.
Registratoren und Archivare nennen sich zuweilen selbst Meister im Wegwerfen. Entscheiden Sie selbst, was aus der Registratur ins bewahrende Stadtarchiv wandert, und zudem auch, was dort dauerhaft bleibt oder aber in den Reißwolf kommt?
Ja, das entscheide ich selbst. Aber ich richte mich dabei nach Empfehlungen übergeordneter Einrichtungen und erfahrener Kollegen, nach dem individuellen Aktenanfall in der Stadt und schließlich doch auch nach meiner persönlichen Einschätzung.
Angenommen, mich interessiert ein Thema zur Stadtentwicklung vor 20 Jahren. Was für Materialien dürften Sie mir bereitstellen, und was würden Sie wie eine geheime Verschlusssache behandeln müssen?
Wenn Sie ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen können, entscheide ich, ob die Sperrfrist von 30 Jahren ausnahmsweise nicht gelten muss. Sie würden von mir zum Beispiel Zeitungsausschnitte zu sehen bekommen, aber keinen Schriftwechsel. Und ich gebe mit Sicherheit nichts heraus, wenn personenbezogene Daten zu schützen sind.
Könnten Sie mir bei älteren Unterlagen nicht nur Urkunden und Akten, sondern auch Karten, Pläne, Plakate, Fotos, Filme oder Tondokumente zur Auswertung vorlegen?
Generell ja, soweit vorhanden. Allerdings muss ich in jedem Einzelfall überprüfen, ob und inwieweit Urheberrechte zu berücksichtigen sind.
Freuen Sie sich, wenn das Stadtarchiv von Bürgerinnen und Bürgern genutzt wird? Wie weit kann da Ihre Unterstützung reichen?
Ich freue mich, wenn ich jemandem bei Recherchen gezielt helfen kann. Ist die Angelegenheit etwas komplizierter, entwickelt sich bei mir ein Ehrgeiz, das Problem zu lösen.
Ein baulich ideales Stadtarchiv hat eine Raumtemperatur von 13 bis 18 Grad Celsius, weist eine Luftfeuchtigkeit von 40 bis 60 Prozent auf und ist gegen schädliches Licht, Wasser und Feuer gewappnet. Wie sind die Raumverhältnisse in Donaueschingen?
Raumklima und Luftfeuchtigkeit werden in den Magazinräumen im Rathaus I regelmäßig elektronisch überwacht, Störungen kommen so gut wie nie vor. Rauchmelder in jedem Raum dienen der Brandverhütung, und die Fenster sind klein genug, damit keine Schäden durch Licht möglich sind. Zudem dienen Rollregalanlagen aus Metall dem Schutz der Materialien. Allerdings wird uns mittelfristig Raum in erheblichem Umfang fehlen.
Viel wird vom Nutzen durch Synergieeffekte gesprochen. Was halten Sie von der Vision, im Zuge des Konversionsprozesses mehrere Archive aus Stadt und Landkreis unter einem Donaueschinger Dach zum Beispiel mit einem gemeinsamen Leseraum zu gruppieren?
Ich wäre begeistert! Mehrere Archive unter einem Dach würden die Forschungs- und Nutzungsmöglichkeiten nicht nur vermehren, sondern auch in ihrer Qualität deutlich verbessern. Ich bin mir auch sicher, dass durch die Kooperation an einem Ort ganz neue Ergebnisse gefunden werden könnten.
Ist für Sie die fruchtbare Zusammenarbeit verschiedenartiger Archive bereits Wirklichkeit oder noch ein frommer Wunsch oder vielleicht auch undenkbar?
Kooperationen bestehen, sie sind aber noch ausbaufähig. Ein "Haus der Geschichte" zählt zu meinen Idealvorstellungen.
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