Vorlagen auf Tablets statt auf Papier für jedes Gremiumsmitglied: Einsparungen von rund 9000 Euro.
Balingen - Bisher liegen in den Sitzungen des Balinger Gemeinderats iPads nur vereinzelt auf den Tischen. Das wird sich bald ändern. Denn nun wird jedes Gremiumsmitglied ein Tablet erhalten. Im April, spätestens Mai soll die Papierflut ein Ende haben.
"Die Umstellung ist ein laufender Prozess", sagt Hauptamtsleiter Markus Beilharz. Begonnen hat dieser Ende 2014, Anfang 2015 mit der Einführung des Ratsinformationssystems in der Balinger Verwaltung. Seither werden die Unterlagen für die Gemeinderatssitzungen am Computer erstellt und an die Amtsleiter sowie an die Verwaltungsspitze zur Genehmigung online verschickt. Sind sie abgesegnet, werden die Vorlagen mittels Taste gedruckt. "Früher musste jede Vorlage zum Drucker gebracht werden", so Beilharz. Schon seit geraumer Zeit sind die Unterlagen via Internet über das Bürgerinformationssystem der Stadt Balingen für jeden einsehbar, einen Tag, nachdem sie an die Gemeinderäte verschickt worden sind.
Nach der Gemeindeordnungsnovelle, mit der unter anderem dem Bedürfnis von Bürgern nach mehr Transparenz der Gemeinderatsarbeit Rechnung getragen werden sollte, und nach dem Wunsch aus der Mitte des Balinger Gemeinderat sei der Beschluss gefasst worden, den Weg für die Einführung elektronischer Hilfsmittel freizumachen. Seit ein paar Wochen haben einzelne Mitglieder der Fraktionen ein Gerät, um zusammen mit der Verwaltung den Einsatz zu testen. "Sie haben uns Rückmeldung über die Handhabung gegeben", so Beilharz.
Nun werden die Geräte, die rund 16 000 Euro gekostet haben und im Eigentum der Stadt bleiben, an alle 32 Gemeinderatsmitglieder verteilt. Diese erhalten im Februar eine Grundlagenschulung, damit sie mit der neuen Technik klarkommen, wie der Hauptamtsleiter weiter erklärt. Es sei auch geplant, dass zunächst noch EDV-Mitarbeiter in die Sitzungen kommen, um bei Problemen zur Seite zu stehen. "Es wird keiner überfahren", stellt Beilharz fest. Wobei er betont, dass die Geräte nur dienstlich genutzt werden dürfen.
Auf ihnen ist die "Mandatus-App" installiert, über die die Gemeinderäte Zugriff auf die Vorlagen haben. Diese sind auf einem Server im Rechenzentrum Reutlingen zum Herunterlagen gespeichert. Bis März oder April sollen die Ratsunterlagen noch in gedruckter Form vorliegen, dann beginnt laut Beilharz "die papierlose Zeit".
Davon verspricht sich die Stadtverwaltung Einsparungen von rund 9000 Euro pro Jahr. Druck-, Porto- und Personalkosten fallen weg, "und die Papierflut wird eingedämmt", betont Beilharz. Er erinnert unter anderem an die "Pakete", die bisher noch vor allem für die Bebauungspläne gebündelt werden müssen – allein die Untrlagen zur Nordwestumfahrung Weilstetten etwa füllen einen ganzen Ordner.
"Die Einführung der Tablets ist schon ein Einschnitt", ist sich Beilharz bewusst. Er geht aber davon aus, dass sich alles einspielen werde: "Die Testpersonen sind mit dem System gut klargekommen und sind zufrieden damit."
